SharePoint-Liste als Kontaktquelle: Einträge in Outlook und auf dem Handy

Listen in SharePoint und Microsoft Lists sind das Werkzeug, mit dem Teams Ansprechpartner pflegen: Lieferanten, Partner, Notfallnummern, Standortverantwortliche. Mit Spalten, Formularen, Berechtigungen und Versionsverlauf. Nur ins Adressbuch kommen die Einträge nicht. GALYNSKI macht aus einer Liste eine Kontaktquelle: Spalten zuordnen, Ziel wählen, fertig.

Das Problem: Listen und Outlook reden nicht miteinander

SharePoint hatte dafür einmal „Mit Outlook verbinden“. In der modernen Oberfläche gibt es die Funktion nicht mehr: „The Connect to Outlook feature is only available in the classic SharePoint experience. There is no other way to connect to Outlook in the modern experience.“ (Microsoft Q&A, akzeptierte Antwort vom 24. Oktober 2018; in der Tech Community 2024 erneut bestätigt). Selbst die klassische Verbindung erreichte nur das Desktop-Outlook, nie das Smartphone.

Power Automate kann Listeneinträge als Kontakte anlegen, aber nur im Postfach der Verbindung, die der Flow nutzt. Für 50 oder 500 Mitarbeitende hieße das 50 oder 500 Verbindungen oder eine eigene Anwendung mit Anwendungsberechtigungen, dazu Logik für Änderungen, Löschungen, Duplikate und Fehler. Was dabei im Betrieb bricht, beschreibt der Beitrag Kontakte per PowerShell in alle Postfächer.

So verteilt GALYNSKI eine Liste

1. Site freigeben. GALYNSKI nutzt Sites.Selected, die engste SharePoint-Berechtigung von Microsoft Graph. Ihr Administrator gibt genau die Site frei, auf der die Liste liegt, mit Leserecht; alle anderen Sites bleiben für GALYNSKI unsichtbar. Die Anleitung steht im Regel-Editor. Empfehlung: eine eigene Site nur für Kontaktlisten.
2. Liste und Spalten zuordnen. Regel „SharePoint-Liste“, Liste wählen, Spalten den Kontaktfeldern zuordnen: Vorname, Nachname, Anzeigename, E-Mail, Firma, Position, Abteilung, Mobil, Telefon, Anschrift. GALYNSKI schlägt die Zuordnung anhand der Spaltennamen vor und speichert sie je Regel. Unterstützt sind Text-, Auswahl- und Zahlenspalten.
3. Ziel wählen. Alle Benutzer oder bis zu drei Gruppen. Eine Regel ist eine Liste; bis zu zehn Regeln je Tenant.
4. Nächtlicher Lauf. Jeder Listeneintrag wird zum Kontakt im eigenen GALYNSKI-Ordner der Zielpostfächer. Geänderte Einträge werden aktualisiert, gelöschte entfernt. Einträge ohne Namen und ohne E-Mail-Adresse werden ausgelassen und im Bericht ausgewiesen.
5. Prüfung vor dem Schreiben. Fehlt eine zugeordnete Spalte oder hat sie den falschen Typ, hält der Lauf an und nennt die Spalte, statt halbe Kontakte zu schreiben.

Wofür Teams das nutzen

• Lieferanten- und Partnerlisten des Einkaufs, gepflegt von mehreren Personen mit Formular und Verlauf.
• Bereitschafts- und Notfalllisten für Facility, IT oder Produktion, die auf jedem Diensthandy liegen müssen.
• Standort- und Filialverzeichnisse mit Ansprechpartnern, die nicht im eigenen Tenant arbeiten.
• Mitglieder- und Gremienlisten in Verbänden und Vereinen, die keine Postfächer im Tenant haben.

Grenzen, offen gesagt

• Nachschlage- und Personenspalten werden nicht übernommen; Text-, Auswahl- und Zahlenspalten schon.
• Bei Listen mit Inhaltsgenehmigung werden nur genehmigte Einträge verteilt.
• Listen ab etwa 25.000 Einträgen werden nicht vollständig übernommen; der Lauf weist darauf hin.
• Die Verteilung läuft in eine Richtung: Änderungen gehören in die Liste, nicht in die Kontakte.

Datenschutz und Betrieb

• Vertragspartner ist die SSIG-IT GmbH in Deutschland; AVV, Unterauftragsverarbeiter und technische Maßnahmen sind öffentlich. Betrieb in der EU.
• Schutz vor Massenlöschung: Wird die Liste plötzlich leer oder viel kleiner, hält der Lauf an und meldet den Grund, statt die Zielordner leer zu räumen.
• Jeder Lauf endet mit einem Bericht an die Administratoren. Was GALYNSKI verarbeitet, steht in der Doku Datenschutz.

Preis

4,00 € je Benutzer und Monat, im Jahresabo 36 € je Benutzer und Jahr. Ab 51 Benutzern 3,60 € bzw. 33 €, ab 251 Benutzern 3,20 € bzw. 30 €, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Die SharePoint-Quelle kostet nichts extra. Alle Stufen auf der Preisseite.

Häufige Fragen

Welche Berechtigung bekommt GALYNSKI in SharePoint?

Sites.Selected mit Leserecht, und nur auf der Site, die Ihr Administrator freigibt. Alle anderen Sites bleiben für GALYNSKI unsichtbar, geschrieben wird in SharePoint nie.

Muss die Liste eine bestimmte Vorlage haben?

Nein. Jede Liste mit Text-, Auswahl- oder Zahlenspalten eignet sich. Die Zuordnung zu den Kontaktfeldern ist frei; GALYNSKI schlägt sie anhand der Spaltennamen vor.

Was passiert, wenn jemand eine zugeordnete Spalte umbenennt oder löscht?

Der Lauf hält an und nennt die Spalte. Sobald die Zuordnung im Regel-Editor angepasst ist, läuft es weiter. Halbe Kontakte werden nicht geschrieben.

Kann das Team die Liste von unterwegs pflegen?

Ja, in Microsoft Lists oder in der SharePoint-App. Der nächste Lauf nimmt die Änderung mit. Zurück aus den Kontakten in die Liste schreibt GALYNSKI nicht.

Kann ich mehrere Listen verteilen?

Eine Regel je Liste, bis zu zehn Regeln je Tenant. Eine Liste kann nur in einer Regel stehen, damit die Zuordnung eindeutig bleibt.