Lösung · Freigegebenes Postfach
Kontakte aus einem freigegebenen Postfach auf alle Smartphones
Viele Firmen pflegen Kunden, Lieferanten und Partner in einem freigegebenen Postfach: ein Kontaktordner, den das ganze Team im Desktop-Outlook sieht und bearbeitet. Auf dem Smartphone bricht dieses Modell. Die Outlook-App zeigt nur die eigenen Kontakte, und die Anruferkennung kennt die Kunden nicht. GALYNSKI nimmt den Ordner als Quelle und schreibt seine Kontakte täglich in die Postfächer aller Mitarbeitenden, die ihn brauchen.
Das Problem: freigegebene Kontakte bleiben am Schreibtisch
Ein freigegebenes Postfach lässt sich in Outlook für iOS und Android hinzufügen; Microsoft nennt als Voraussetzung nur Exchange Online auf beiden Seiten. Mail und Kalender funktionieren dann. Der Kontaktordner des freigegebenen Postfachs taucht in der App nicht auf, und auch ein von Kollegen freigegebener Kontaktordner bleibt unsichtbar. Ein Administrator beschreibt es in Microsoft Q&A so: „… they can see their own contacts, but none of the contacts from the shared list … The experience is exactly the same on Android and iOS.“ (23. Januar 2024). Schon 2019, als Outlook Mobile freigegebene Postfächer bekam, hielt Tony Redmond fest, dass der Zugriff auf deren Kontakte nicht vorgesehen ist (office365itpros.com, 7. Juni 2019).
Was man sonst versucht
| Weg | Was er leistet | Wo er endet |
|---|---|---|
| Freigegebenes Postfach in Outlook Mobile hinzufügen | Mail und Kalender des Postfachs auf dem Handy. | Der Kontaktordner wird nicht angezeigt; die Anruferkennung bleibt leer. |
| Kontaktordner an Kollegen freigeben | Sichtbar im Desktop-Outlook. | Nicht in Outlook für iOS und Android. |
| Export als CSV, Import je Person | Einmaliger Stand auf dem Gerät. | Jede Änderung muss neu exportiert werden; alte Einträge bleiben liegen. |
| Jeder pflegt eigene Kundenkontakte | Kein Werkzeug nötig. | Zehn Versionen desselben Kunden, keine davon vollständig. |
| Eigenes Skript | Kopiert den Ordner per Microsoft Graph in alle Postfächer. | Pflege für Änderungen, Löschungen und Fehler; EWS-basierte Skripte blockiert Microsoft seit dem 1. Oktober 2026. |
So verteilt GALYNSKI den Kontaktordner
- Verbinden. Einmaliger Admin-Consent im Tenant. GALYNSKI liest den Kontaktordner des freigegebenen Postfachs über Microsoft Graph mit Anwendungsberechtigungen. Kein Konto und kein Kennwort für das freigegebene Postfach.
- Regel anlegen. Quelle „Kontaktordner in einem Postfach“, Postfach und bis zu zehn Ordner wählen, etwa „Kunden“ und „Lieferanten“. Ziel: alle Benutzer oder bis zu drei Gruppen.
- Nächtlicher Lauf. In jedem Zielpostfach entsteht ein eigener Ordner mit frei wählbarem Namen. Die Kontakte werden mit Name, Firma, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Anschrift übernommen.
- Aufs Gerät. Der Ordner kommt über die bestehende Exchange-Anbindung aufs Smartphone: Outlook, Apple Kontakte, Android, Anruferkennung. Keine App, kein MDM.
- Eine Richtung. Das freigegebene Postfach bleibt die einzige Quelle. Wer dort einen Kunden ändert oder löscht, sieht die Änderung nach dem nächsten Lauf auf allen Geräten. Zurück in die Quelle schreibt GALYNSKI nie.
Typische Einsätze
- Vertrieb und Außendienst mit einem zentralen Kundenadressbuch, das auf jedem Diensthandy liegt.
- Handwerk und Service mit Lieferanten, Subunternehmern und Notdiensten für die Monteure.
- Kanzleien und Praxen mit Mandanten, Zuweisern oder Partnern nur für eine bestimmte Gruppe.
- Kombiniert mit einer GAL-Regel: Kolleginnen, Kollegen und Kunden in einem Ordner, Duplikate nach E-Mail zusammengeführt. Siehe GAL-Sync.
Datenschutz und Betrieb
- Vertragspartner ist die SSIG-IT GmbH in Deutschland; AVV, Unterauftragsverarbeiter und technische Maßnahmen sind öffentlich. Betrieb in der EU.
- Schutz vor Massenlöschung: Verschwindet plötzlich ein großer Teil der Quelle, hält der Lauf an und meldet den Grund, statt die Zielordner leer zu räumen.
- Jeder Lauf endet mit einem Bericht an die Administratoren. Welche Daten GALYNSKI verarbeitet, steht in der Doku Datenschutz.
Preis
4,00 € je Benutzer und Monat, im Jahresabo 36 € je Benutzer und Jahr. Ab 51 Benutzern 3,60 € bzw. 33 €, ab 251 Benutzern 3,20 € bzw. 30 €, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Gezählt werden die Benutzer, die Kontakte empfangen. Alle Stufen auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Braucht das freigegebene Postfach eine Anmeldung oder eine Lizenz für GALYNSKI?
Nein. GALYNSKI liest den Ordner mit Anwendungsberechtigungen über Microsoft Graph, ohne Kennwort und ohne eigenes Konto. Gezählt werden nur die Zielbenutzer; das freigegebene Postfach selbst braucht keine GALYNSKI-Lizenz.
Können Mitarbeitende die verteilten Kontakte auf dem Handy bearbeiten?
Lokal ja, aber beim nächsten Lauf gleicht GALYNSKI den Ordner wieder mit der Quelle ab. Änderungen gehören ins freigegebene Postfach, dann kommen sie bei allen an.
Wie groß darf der Kontaktordner sein?
Die Grenze liegt bei 5.000 Kontakten je Quelle. Ein größerer Ordner wird im Lauf gemeldet und nicht still gekürzt.
Mehrere Ordner oder mehrere freigegebene Postfächer?
Eine Regel fasst bis zu zehn Kontaktordner eines Postfachs. Für ein zweites freigegebenes Postfach legen Sie eine weitere Regel an, bis zu zehn je Tenant.
Was passiert bei Kündigung?
Der von GALYNSKI angelegte Ordner wird aus den Postfächern entfernt: bei Zahlung per Karte oder SEPA automatisch, bei Rechnungskunden nach Bestätigung im Dashboard. Das freigegebene Postfach bleibt unverändert.