Öffentliche Ordner ablösen: Kontakte aufs Handy

In vielen Firmen liegt das gemeinsame Adressbuch seit Jahren in einem öffentlichen Ordner: Kunden, Lieferanten, Notdienste, gepflegt vom Empfang oder vom Vertrieb. Am Schreibtisch funktioniert das. Auf dem Smartphone kommt davon nichts an, und die Werkzeuge, mit denen Administratoren das bisher überbrückt haben, hören gerade auf zu funktionieren. Dieser Beitrag zeigt, warum, und wie ein Umzug ohne Bruch für das Team aussieht.

Warum kommen Kontakte aus öffentlichen Ordnern nicht aufs Handy?

Öffentliche Ordner sind ein Werkzeug für Outlook am Rechner. Microsoft schreibt dazu in der FAQ zu öffentlichen Ordnern: „Public folder access works from Outlook for Windows desktop and Outlook for Mac. However, smart phone client apps including Outlook for Android or Outlook for iOS do not support connecting to public folders.“ Die Outlook-App zeigt den Ordner also nicht, und was die App nicht kennt, kann sie auch nicht an die Kontakte des Telefons weitergeben. Die Anruferkennung bleibt leer: Der Lieferant ruft an, das Telefon zeigt nur die Nummer.

Daran ändert sich nichts. Microsoft schafft öffentliche Ordner zwar nicht ab („Are public folders going away? No.“, gleiche Seite), baut sie aber auch nicht für mobile Geräte aus.

Was Administratoren heute tun

Wer das Problem kennt, hat meist einen dieser Wege gewählt:

Warum gerade jetzt?

Microsoft schaltet die Exchange Web Services (EWS) in Exchange Online ab. Laut der Übersicht zur EWS-Abkündigung beginnt die Abschaltung im Oktober 2026 für alle Organisationen, im April 2027 ist EWS vollständig aus. Bis dahin lässt sich EWS für einzelne, ausdrücklich erlaubte Anwendungen noch freischalten; danach nicht mehr.

Für öffentliche Ordner ist das der entscheidende Punkt. Unter den Fähigkeiten, die Microsoft ausdrücklich nicht nach Graph bringt, steht „Generic Public Folder CRUD“, also Anlegen, Lesen, Ändern und Löschen in öffentlichen Ordnern. Geplant ist nur ein Export und Import ganzer Ordner, „This capability doesn't include public folder CRUD APIs“. Ein Werkzeug, das Kontakte täglich aus einem öffentlichen Ordner liest, hat nach April 2027 keine Schnittstelle mehr dafür.

Zwei neue Orte, die Graph lesen kann

Der Weg führt über einen einmaligen Umzug in eine Quelle, die Microsoft Graph lesen kann, und eine Verteilung von dort in die Postfächer. Zwei Orte bieten sich an.

1. Kontaktordner in einem freigegebenen Postfach

Das ist der kleinste Schritt für das Team, denn gepflegt wird weiter in Outlook. So geht es:

1. Ein freigegebenes Postfach anlegen, zum Beispiel kontakte@firma.de, und dem Team Vollzugriff geben.
2. Im klassischen Outlook für Windows den öffentlichen Ordner öffnen, alle Kontakte markieren und in einen Kontaktordner des freigegebenen Postfachs kopieren. Mehrere Ordner (Kunden, Lieferanten) bleiben mehrere Ordner.
3. Stichproben nehmen: ein paar Kontakte im neuen Ordner öffnen und mit dem alten vergleichen.

Mehr dazu auf der Seite Kontakte aus einem freigegebenen Postfach auf alle Smartphones.

2. SharePoint-Liste

Eine Liste passt, wenn die Kontakte Spalten bekommen sollen, die ein Outlook-Kontakt nicht hat, oder wenn ein anderes Team sie in SharePoint pflegt. Dafür kopierst du die Kontakte zuerst wie oben in einen Kontaktordner, exportierst sie von dort aus Outlook als CSV-Datei und übernimmst die Tabelle in die Liste. Welche Spalte zu Name, Firma, Telefon oder E-Mail gehört, legst du in GALYNSKI beim Hinzufügen der Quelle fest. Mehr dazu auf der Seite Kontakte aus einer SharePoint-Liste auf alle Smartphones.

Danach: ein Adressbuch statt eines Skripts

In GALYNSKI legst du ein Adressbuch an und fügst eine Quelle hinzu: den Kontaktordner des freigegebenen Postfachs oder die SharePoint-Liste. Empfänger sind alle Benutzer oder bis zu drei Gruppen, etwa nur der Außendienst. Ab dann gilt:

• Jede Person bekommt einen eigenen Kontaktordner in ihrem Postfach. Private Kontakte bleiben unberührt.
• Ein täglicher Lauf gleicht ab. Neue Kontakte kommen dazu, geänderte werden aktualisiert, gelöschte verschwinden auch auf den Telefonen.
• Verschwindet plötzlich ein großer Teil der Quelle, hält GALYNSKI das betroffene Adressbuch an, bevor ein einziger Kontakt geändert wird, und meldet den Grund.
• Der Ordner erscheint von selbst in Outlook am Rechner und in der Outlook-App. In die Kontakte-App und die Anruferkennung kommen die Kontakte über die Outlook-App: auf Android mit „Kontakte synchronisieren“, auf dem iPhone mit „Kontakte speichern“. Keine zusätzliche App, kein MDM-Profil. Mehr im Ratgeber Firmenkontakte auf Android.

Wer zusätzlich die Kolleginnen und Kollegen aus dem Adressbuch braucht, nimmt die globale Adressliste als zweite Quelle in dasselbe Adressbuch; innerhalb eines Adressbuchs erscheint ein Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse nur einmal, auch wenn er in beiden Quellen steht.

Umstellen, ohne dass jemand etwas vermisst

1. Das freigegebene Postfach oder die SharePoint-Liste anlegen und die Kontakte aus dem öffentlichen Ordner hineinkopieren.
2. Die Empfänger zuerst auf eine kleine Gruppe beschränken, etwa die IT oder den Empfang, und am nächsten Morgen auf einem Telefon prüfen: Erscheint der Name, wenn ein Lieferant anruft? Findet die Suche in den Kontakten den Kunden?
3. Danach die Empfänger auf alle Benutzer oder die vorgesehenen Gruppen erweitern.
4. Den öffentlichen Ordner auf „nur lesen“ stellen und dem Team sagen, wo ab jetzt gepflegt wird. Wer Kontakte früher selbst kopiert hat, löscht diese alten Kopien.
5. Das alte Skript oder Werkzeug abschalten, bevor EWS es abschaltet.

Was du vorher wissen solltest

• Eine Richtung. Gepflegt wird in der Quelle. Ändert jemand einen verteilten Kontakt auf dem Telefon, überschreibt der nächste Lauf die Änderung.
• Kontaktgruppen (Verteilerlisten, die als Eintrag im Kontaktordner liegen) werden nicht verteilt, nur die einzelnen Kontakte.
• Fotos aus einem freigegebenen Postfach oder einer SharePoint-Liste kommen nicht mit. Fotos verteilt GALYNSKI für Kolleginnen und Kollegen aus Microsoft 365.
• Sehr große Ordner: Hat eine Quelle mehr als 10.000 Kontakte, meldet der Lauf das, statt still zu kürzen.

GALYNSKI kostet 4 € je Benutzer und Monat, im Jahresabo weniger; gezählt werden die Personen, die Kontakte bekommen. Alle Preise stehen auf der Preisseite, die Verarbeitung im AVV.

Häufige Fragen

Funktionieren öffentliche Ordner nach dem Ende von EWS weiter?

Ja. Microsoft schafft öffentliche Ordner nicht ab, und Outlook für Windows und Mac greift weiter darauf zu. Betroffen sind Programme und Skripte, die öffentliche Ordner über EWS lesen oder schreiben. Microsoft Graph bekommt dafür laut Microsoft keinen Ersatz.

Kann GALYNSKI Kontakte direkt aus einem öffentlichen Ordner verteilen?

Nein. GALYNSKI arbeitet ausschließlich mit Microsoft Graph, und Graph kann öffentliche Ordner nicht lesen. Deshalb ziehen die Kontakte einmal in ein freigegebenes Postfach oder eine SharePoint-Liste um; von dort verteilt GALYNSKI sie täglich.

Freigegebenes Postfach oder SharePoint-Liste: was passt besser?

Das freigegebene Postfach, wenn das Team weiter in Outlook pflegen soll wie bisher im öffentlichen Ordner. Die SharePoint-Liste, wenn die Kontakte mit Spalten, Ansichten und Berechtigungen einer Liste gepflegt werden sollen. Beide Quellen passen in dasselbe Adressbuch; Empfänger sind alle Benutzer oder bis zu drei Gruppen.

Was passiert mit Kontakten, die Mitarbeiter schon selbst kopiert haben?

Sie bleiben, wo sie sind. GALYNSKI schreibt nur in einen eigenen Kontaktordner und fasst private Kontakte nicht an. Wer dieselbe Person doppelt im Telefon hat, sollte seine alte Kopie vor dem Start löschen.

Braucht es dafür eine App oder ein MDM?

Keine zusätzliche App und kein MDM. Die Kontakte liegen danach in einem Ordner im Postfach jeder Person. Outlook zeigt ihn von selbst; in die Kontakte-App und die Anruferkennung kommen die Kontakte über die Outlook-App, auf Android mit „Kontakte synchronisieren“, auf dem iPhone mit „Kontakte speichern“.