CiraSync, sync.blue oder GALYNSKI? Der Vergleich für Microsoft 365

Wer Firmenkontakte aus Microsoft 365 auf die Handys seiner Mitarbeitenden bringen will, landet schnell bei drei Namen: CiraSync aus den USA, sync.blue aus Deutschland und GALYNSKI. Alle drei lösen dasselbe Problem, aber mit verschiedenen Ansätzen, Preismodellen und Datenschutz-Rahmen. Dieser Vergleich ordnet ein, für wen welches Werkzeug passt. Fremdangaben stammen von den Websites der Anbieter und aus Capterra, Stand 10. Oktober 2026; wo etwas nicht belegbar war, steht es dabei.

Das Problem, das alle drei lösen

Microsoft 365 hat ein zentrales Verzeichnis, die globale Adressliste. Auf dem Smartphone landen aber nur die persönlichen Kontakte des eigenen Postfachs. Kollegen, Kunden und Lieferanten aus dem Verzeichnis erscheinen deshalb bei Anrufen ohne Namen. Warum das so ist und was die Bordmittel können, haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben. Hier geht es um die Werkzeuge, die die Lücke schließen.

Die drei Ansätze in einem Satz

• CiraSync ist ein auf Microsoft Azure betriebener Dienst, der GAL, öffentliche Ordner und Kalender in die Postfächer der Nutzer synchronisiert; Anbieter ist Cira Apps Limited aus den USA.
• sync.blue ist ein Sync-Hub aus Deutschland, der Kontakte zwischen mehr als 80 Anwendungen verbindet, Microsoft 365 und Smartphones eingeschlossen.
• GALYNSKI ist auf eine Aufgabe gebaut: Kontakte aus Microsoft 365 regelbasiert in die Outlook-Kontaktordner der Mitarbeitenden verteilen, ohne App, mit EU-Hosting und deutschem AVV.

Vergleich im Überblick

CiraSync: der etablierte Spezialist aus den USA

CiraSync gibt es seit vielen Jahren, der Anbieter nennt mehr als 3.000 Unternehmen als Kunden. Der Dienst synchronisiert die GAL, öffentliche Ordner, Kalender und auf Wunsch Salesforce-Kontakte in die Postfächer. Administratoren steuern laut Anbieter bis auf Feldebene, wer welche Liste bekommt. Die Enterprise Edition synchronisiert mehrmals täglich; die kostenlose Personal Edition ist eine abgespeckte Variante mit einer Quelle, wöchentlichem Lauf und einer Obergrenze von 1.000 Einträgen.

Für europäische Kunden wichtig: Die Daten liegen in Microsoft Azure, laut FAQ in den USA-Ost-Regionen und in der EU, die Residenz lässt sich im Dashboard festlegen. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es auf Anfrage, der Anbieter nennt sich „GDPR Ready“ und SOC-2-konform. Die Preise stehen nicht auf der Website, sondern bei Capterra und in der Anbieter-FAQ: 1,25 $ je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, Lizenzen in Zehnerpaketen.

Passt, wenn öffentliche Ordner und Kalender mitlaufen sollen, Salesforce im Spiel ist oder ein US-Anbieter mit Azure-Hosting für den Datenschutzbeauftragten in Ordnung geht.

sync.blue: der Hub für viele Systeme

sync.blue denkt nicht in Postfächern, sondern in Verbindungen. Quelle und Ziel werden aus mehr als 80 Anwendungen gewählt, darunter Microsoft 365, Google, CRM-Systeme und Telefonanlagen; Kontakte fließen in eine oder beide Richtungen, auch über CardDAV und LDAP. Smartphones sind eines von vielen Zielen. Laut Anbieter wird keine Software installiert, die Kontakte landen in den nativen Adressbüchern.

Das Preismodell folgt dem Hub-Gedanken: Abgerechnet wird nach Nutzern und nach Kontaktvolumen. Der TEAM-Tarif kostet 19 € je Monat für bis zu zehn Nutzer mit 250 Kontakten, der Sync der Microsoft-365-GAL ist erst ab dem PREMIUM-Tarif enthalten, zusätzliche Quellkontakte kosten 0,009 € je Kontakt. Ein Hosting-Standort steht nicht auf der Produktseite; der Anbieter wirbt mit „Made in Germany“ und DSGVO-Konformität.

Passt, wenn Kontakte zwischen mehreren Plattformen synchron bleiben sollen, etwa CRM, Telefonanlage und Microsoft 365, und die Smartphones nur ein Ziel unter vielen sind.

GALYNSKI: eine Aufgabe, zu Ende gedacht

GALYNSKI tut genau eines: Kontakte aus Microsoft 365 nach Regeln in die Outlook-Kontaktordner der Mitarbeitenden verteilen. Als Quellen stehen die GAL, Microsoft-365-Gruppen, der Kontaktordner eines freigegebenen Postfachs und SharePoint-Listen zur Wahl; Zielgruppen sind Gruppen oder Verteiler, bis zu zehn Regeln je Unternehmen. Die Einrichtung läuft über den Microsoft-Login und einen Admin Consent, die Mitarbeitenden installieren nichts.

Der Dienst wird in der EU betrieben, der Auftragsverarbeitungsvertrag, die Liste der Unterauftragsverarbeiter und die technischen und organisatorischen Maßnahmen stehen öffentlich auf der Website. Der Preis ist einfach: 4 € je Benutzer und Monat, bei jährlicher Zahlung 25 % weniger, größere Organisationen können auf Rechnung zahlen. Wird ein Self-Service-Abonnement gekündigt, entfernt GALYNSKI den angelegten Kontaktordner wieder aus den Postfächern.

Passt, wenn Microsoft 365 die einzige Plattform ist, Kontakte gezielt nach Teams verteilt werden sollen und Datenschutz mit deutschem Vertragspartner, EU-Hosting und sauberem Rückbau Bedingung ist.

Worauf du bei der Entscheidung achten solltest

• Quellen: Reicht die GAL, oder sollen Kundenkontakte aus einem freigegebenen Postfach oder einer SharePoint-Liste mitlaufen?
• Zielgruppen: Bekommen alle alles, oder soll der Vertrieb andere Kontakte sehen als die Werkstatt?
• Datenschutz: Wo liegen die Daten, gibt es einen AVV ohne Nachfrage, wer sind die Unterauftragsverarbeiter?
• Rückbau: Was passiert mit tausend verteilten Kontakten, wenn der Vertrag endet?
• Preis: Je Nutzer, je Kontakt oder je Paket; und was kostet das erste Jahr wirklich?

Unser Fazit

CiraSync ist die Wahl für Umgebungen mit öffentlichen Ordnern, Kalendern und Salesforce. sync.blue ist der Hub, wenn viele Systeme im Spiel sind. GALYNSKI ist der kürzeste Weg, wenn es um Microsoft 365, gezielte Verteilung und europäischen Datenschutz geht. Wer es ausprobieren will: Mit dem Microsoft-Konto anmelden, Regel anlegen, der erste Lauf startet von selbst.