Lösung · Globale Adressliste
Die globale Adressliste aufs Smartphone: GAL-Sync für Microsoft 365
Wer mit Microsoft 365 arbeitet, hat alle Kolleginnen und Kollegen in der globalen Adressliste. Auf dem Smartphone kommt davon nichts an: Ruft ein Kollege an, zeigt das Display nur eine Nummer. GALYNSKI schließt diese Lücke. Es schreibt die globale Adressliste als Kontaktordner in jedes Postfach des Tenants, täglich, regelbasiert, ohne App auf dem Gerät und ohne Geräteverwaltung.
Warum die GAL nicht auf dem Handy landet
Die globale Adressliste (GAL) ist ein Verzeichnis. Exchange Online und Outlook fragen sie bei jeder Suche live ab, speichern sie aber nirgends als Kontakte. Das Smartphone synchronisiert über das Exchange-Konto nur die Kontaktordner des Postfachs, und die Anruferkennung von iOS und Android liest ausschließlich das lokale Adressbuch. Ein Verzeichniseintrag, der nie als Kontakt im Postfach lag, kann auf dem Gerät nicht auftauchen.
Was die Bordmittel können und wo sie enden
| Weg | Was er leistet | Wo er endet |
|---|---|---|
| Suche in der Outlook-App | Findet jede Person aus der GAL, während man eine Mail schreibt. | Nur online, nur in Outlook. Anruferkennung, Telefon-App und WhatsApp sehen nichts. |
| „Kontakte speichern“ in Outlook, per Intune steuerbar | Spiegelt die eigenen Outlook-Kontakte in die Kontakte-App des Geräts, damit Anrufe und SMS Namen zeigen. | Spiegelt nur, was als Kontakt im Postfach liegt. Die GAL liegt dort nicht. |
| GAL-Einträge im Desktop-Outlook in die eigenen Kontakte kopieren | Bringt den aktuellen Stand einmalig aufs Gerät. | Jede Person macht es selbst, nichts aktualisiert sich, Ausgeschiedene bleiben im Adressbuch. |
| Eigenes Skript (PowerShell, Microsoft Graph) | Schreibt Kontakte per Anwendungsberechtigung in alle Postfächer. | Braucht Pflege für Änderungen, Löschungen, Duplikate und Drosselung. Skripte auf EWS-Basis blockiert Microsoft seit dem 1. Oktober 2026. |
| Öffentlicher Ordner mit Kontakten | Zentrale Liste im Desktop-Outlook. | „Outlook for Android or Outlook for iOS do not support connecting to public folders.“ |
Mehr zu den Bordmitteln und zum Vergleich der Werkzeuge im Beitrag Firmenkontakte aus Microsoft 365 aufs Handy.
So bringt GALYNSKI die GAL auf jedes Gerät
- Verbinden. Ein Administrator erteilt GALYNSKI einmalig den Admin-Consent im Tenant. Die App arbeitet mit Anwendungsberechtigungen (Contacts.ReadWrite, User.Read.All, GroupMember.Read.All) und ohne Kennwörter von Benutzern.
- Regel anlegen. Quelle „Globale Adressliste“, Ziel „alle Benutzer“ oder bis zu drei Gruppen. Bis zu zehn Regeln je Tenant, etwa eine je Standort.
- Nächtlicher Lauf. Im Fenster von 02:00 bis 05:00 Uhr Ortszeit legt GALYNSKI in jedem Zielpostfach einen eigenen Kontaktordner an (Name frei wählbar) und schreibt die GAL-Einträge als Kontakte hinein. Räume, Ressourcen und Systemkonten werden herausgefiltert, Duplikate nach E-Mail zusammengeführt.
- Aufs Gerät. Der Kontaktordner kommt über die vorhandene Exchange-Anbindung auf das Smartphone, in Outlook ebenso wie in Apple Mail und Kontakte oder auf Android. Keine App, kein MDM-Profil, kein Zutun der Mitarbeitenden.
- Dranbleiben. Neue Kolleginnen und Kollegen stehen nach dem nächsten Lauf auf allen Geräten. Verlässt jemand die Firma, entfernt der nächste Lauf den Kontakt aus allen Zielordnern.
Nicht die ganze GAL: Abteilungen und Standorte
Oft soll nicht jede Person jeden sehen. Dafür gibt es zwei Stellschrauben. Die Quelle „Gruppenmitglieder“ verteilt nur die Mitglieder einer Entra-ID- oder Microsoft-365-Gruppe, etwa den Außendienst oder die Geschäftsleitung. Das Ziel grenzt ein, wer die Kontakte bekommt. Wer Ziel mehrerer Regeln ist, erhält einen zusammengeführten Ordner ohne Duplikate. Details in der Doku Quellen und Ziele.
Datenschutz und Betrieb
- Vertragspartner ist die SSIG-IT GmbH in Deutschland. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist öffentlich (AVV), ebenso die Unterauftragsverarbeiter und die technischen Maßnahmen.
- Betrieb in der EU. Die Kontakte selbst liegen dort, wo sie hingehören: in den Postfächern Ihres Tenants.
- Was GALYNSKI verarbeitet und wie lange, steht in der Doku Datenschutz.
- Schutz vor Massenlöschung: Verschwindet plötzlich ein großer Teil der Quelle, hält der Lauf an, statt die Ordner leer zu räumen, und der Bericht nennt den Grund.
- Jeder Lauf endet mit einem Bericht an die Administratoren: Anzahl, Fehler, Hinweise.
Preis
4,00 € je Benutzer und Monat, im Jahresabo 36 € je Benutzer und Jahr. Ab 51 Benutzern 3,60 € bzw. 33 €, ab 251 Benutzern 3,20 € bzw. 30 €, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Das Monatsabo ist monatlich kündbar, Rechnungskunden auf Anfrage. Alle Stufen auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Müssen die Mitarbeitenden etwas auf dem Handy einrichten?
Nein. GALYNSKI schreibt die Kontakte in einen Ordner des Postfachs. Jedes Gerät, das das Postfach bereits per Exchange synchronisiert, zeigt den Ordner von selbst an, in Outlook wie in den Kontakte-Apps von iOS und Android.
Zeigt die Anruferkennung dann den Namen des Kollegen?
Ja, sobald die Kontakte des Postfachs auf dem Gerät liegen: über ein Exchange-Konto mit aktivierten Kontakten oder über Outlook mit „Kontakte speichern“. Beides lässt sich per Intune zentral vorgeben, ist aber keine Voraussetzung für GALYNSKI.
Was passiert mit den bestehenden Kontakten der Nutzer?
Nichts. GALYNSKI legt einen eigenen Kontaktordner an und schreibt nur dort hinein. Persönliche Kontakte, Verteilerlisten und andere Ordner bleiben unverändert.
Wie schnell erscheinen neue Kolleginnen und Kollegen?
Spätestens nach dem nächsten nächtlichen Lauf. Wer nicht warten will, startet im Dashboard einen manuellen Lauf; zwischen zwei manuellen Läufen liegen mindestens fünf Minuten.
Kann ich nur einen Teil der globalen Adressliste verteilen?
Ja. Als Quelle lassen sich statt der ganzen GAL die Mitglieder einer Gruppe wählen, als Ziel alle Benutzer oder bis zu drei Gruppen. Bis zu zehn Regeln je Tenant decken Standorte, Abteilungen und Sonderfälle ab.