Lösung · Mehrere Adressbücher
Mehrere Adressbücher auf dem Diensthandy: Kollegen, Dienstleister und Kunden getrennt verteilen
Auf dem Diensthandy liegt oft alles in einem Ordner: die Kolleginnen und Kollegen, die Dienstleister aus der SharePoint-Liste, die Kunden des Vertriebs. Wer „Müller“ sucht, bekommt alle drei. GALYNSKI verteilt stattdessen mehrere Adressbücher, jedes mit eigenem Namen, eigenen Quellen und eigenen Empfängern. In Outlook und in der Outlook-App erscheint jedes als eigener Kontaktordner, auf Android auch in der Kontakte-App, täglich aktuell, ohne zusätzliche App und ohne Geräteverwaltung.
Das Problem: ein Ordner für alles
Ein Kontaktordner reicht, solange nur die eigene Firma hinein soll. Sobald Dienstleister und Kunden dazukommen, stört er. Der Lagerleiter hat die Kunden des Vertriebs im Telefon, obwohl er sie nie anruft. Die zwölf Namen der Bereitschaft gehen zwischen 800 Kollegen unter. Und niemand sieht einem Kontakt an, woher er stammt: aus dem Verzeichnis, aus der Lieferantenliste oder aus dem Postfach des Vertriebs.
Getrennte Ordner lösen das, wenn jemand sie pflegt. Von Hand heißt das: Jede Person legt sie selbst an, kopiert hinein, und nichts aktualisiert sich. GALYNSKI übernimmt das zentral.
Was ein Adressbuch in GALYNSKI ist
Ein Adressbuch ist ein Name und eine oder mehrere Quellen. Der Name ist der Name des Kontaktordners in Outlook und in der Outlook-App, etwa „Kollegen“ oder „Dienstleister“. Als Quelle kommt alles infrage, was GALYNSKI lesen kann: die globale Adressliste, die Mitglieder einer Gruppe, der Kontaktordner eines freigegebenen Postfachs, eine SharePoint-Liste oder die externen Kontakte aus dem Exchange Admin Center. Jede Quelle hat ihre eigenen Empfänger, alle Benutzer oder bestimmte Gruppen. Bis zu zehn Adressbücher je Unternehmen.
Du startest mit einem Adressbuch, zum Beispiel „Kollegen“, und legst weitere dazu, wenn du sie brauchst.
Vier Beispiele
| Adressbuch | Quelle | Wer es bekommt |
|---|---|---|
| Kollegen | Globale Adressliste | Alle Mitarbeiter |
| Dienstleister | SharePoint-Liste mit Handwerkern, Lieferanten und Notdiensten | Alle Mitarbeiter |
| Kunden | Kontaktordner des freigegebenen Postfachs des Vertriebs | Nur die Gruppe „Vertrieb“ |
| Bereitschaft | Mitglieder der Gruppe „Bereitschaft“ | Das Team, das sie rufen muss |
Die fünf Quellen im Einzelnen: globale Adressliste, Mitglieder einer Gruppe, freigegebenes Postfach, SharePoint-Liste und externe Kontakte.
So richtest du ein Adressbuch ein
- Name vergeben. So heißt der Ordner später in Outlook und in der Outlook-App.
- Quellen wählen. Eine oder mehrere: globale Adressliste, Gruppenmitglieder, freigegebenes Postfach, SharePoint-Liste, externe Kontakte. Innerhalb eines Adressbuchs bekommt jede Person eine Karte; steht sie in zwei Quellen, gewinnt die erste.
- Empfänger je Quelle festlegen. Alle Benutzer oder bestimmte Gruppen. Die Kundenliste bleibt so beim Vertrieb, während die Dienstleister an alle gehen.
- Nächtlicher Lauf. Im Fenster von 02:00 bis 05:00 Uhr Ortszeit schreibt GALYNSKI die Kontakte je Adressbuch in einen eigenen Ordner in den Postfächern der Empfänger. Was sich in den Quellen ändert, kommt mit dem nächsten Lauf; wer nicht warten will, startet im Dashboard einen manuellen Lauf.
- Aufs Gerät. Der Ordner erscheint von selbst in Outlook am Rechner und in der Outlook-App. In die Kontakte-App und die Anruferkennung kommen die Kontakte über die Outlook-App: auf Android mit „Kontakte synchronisieren“, auf dem iPhone mit „Kontakte speichern“. Keine zusätzliche App, kein MDM-Profil. Auf dem iPhone stehen die Kontakte in der Kontakte-App gemeinsam unter „Alle Kontakte“; nach Adressbuch getrennt zeigt sie die Outlook-App. Mehr im Ratgeber Firmenkontakte auf Android.
Wenn ein Kontakt in zwei Adressbüchern steht
Ein Dienstleister, der auch in den Kundenkontakten des Vertriebs liegt, bekommt zwei Karten: eine im Adressbuch „Dienstleister“, eine in „Kunden“. Das ist oft gewollt, weil beide Ordner für sich vollständig bleiben. GALYNSKI zeigt je Adressbuch, wie viele Kontakte sich mit anderen Adressbüchern überschneiden.
Wer keine doppelten Karten will, schaltet im betreffenden Adressbuch die Einstellung „Kontakte, die schon in einem anderen Adressbuch stehen, hier weglassen“ ein. Der Kontakt fehlt dann in diesem Adressbuch und steht nur im anderen.
Umbenennen und entfernen
- Umbenennen passiert an Ort und Stelle. Der Ordner wird nicht gelöscht und neu angelegt; die Kontakte bleiben auf den Handys.
- Entfernst du ein Adressbuch, nimmt GALYNSKI den Ordner von allen Handys und protokolliert das je Postfach. Der Name bleibt reserviert, bis das abgeschlossen ist.
- Die privaten Kontakte der Mitarbeiter bleiben unangetastet. GALYNSKI schreibt nur in die Ordner, die es selbst angelegt hat.
Datenschutz und Betrieb
- Vertragspartner ist die SSIG-IT GmbH in Deutschland; AVV, Unterauftragsverarbeiter und technische Maßnahmen sind öffentlich. Betrieb in der EU.
- Schutz vor Massenlöschung: Schrumpft eine Quelle plötzlich auf einen Bruchteil, hält GALYNSKI das betroffene Adressbuch an, bevor ein einziger Kontakt geändert wird, und meldet den Grund.
- Jeder Lauf steht mit Zahlen und Hinweisen im Dashboard. Per E-Mail kommt der Bericht, wenn sich etwas geändert hat oder ein Fehler auftrat. Was GALYNSKI verarbeitet, steht in der Doku Datenschutz, die Quellen in Quellen und Empfänger.
Preis
4,00 € je Benutzer und Monat, im Jahresabo 36 € je Benutzer und Jahr. Ab 51 Benutzern 3,60 € bzw. 33 €, ab 251 Benutzern 3,20 € bzw. 30 €, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Mehrere Adressbücher kosten nichts extra; gezählt werden die Benutzer, die Kontakte bekommen. Alle Preise auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Wie viele Adressbücher kann ich anlegen?
Bis zu zehn je Unternehmen. Jedes hat einen eigenen Namen, eine oder mehrere Quellen und je Quelle eigene Empfänger.
Steht eine Person in zwei Adressbüchern doppelt auf dem Handy?
Ja, dann hat sie zwei Karten, eine je Adressbuch. GALYNSKI zeigt je Adressbuch die Zahl der Überschneidungen. Wenn du das nicht willst, schaltest du im zweiten Adressbuch die Einstellung „Kontakte, die schon in einem anderen Adressbuch stehen, hier weglassen“ ein.
Kann ich ein Adressbuch umbenennen, ohne dass es auf den Handys verschwindet?
Ja. Der Ordner wird an Ort und Stelle umbenannt, nicht gelöscht und neu angelegt. Die Kontakte bleiben, wo sie sind.
Was passiert, wenn ich ein Adressbuch entferne?
GALYNSKI entfernt den Ordner von allen Handys und protokolliert das je Postfach. Bis das abgeschlossen ist, bleibt der Name reserviert. Die privaten Kontakte der Mitarbeiter sind davon nicht betroffen.
Kosten mehrere Adressbücher extra?
Nein. Gezählt werden die Benutzer, die Kontakte bekommen, nicht die Adressbücher.