Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Welche Daten GALYNSKI verarbeitet, wie lange sie gespeichert werden und wo die Vertragsunterlagen liegen.

Die Unterlagen auf einen Blick

Alle Unterlagen sind öffentlich abrufbar und brauchen keine Anforderung per E-Mail.

Übersicht über alle Unterlagen: galynski.com/sicherheit
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO samt Verarbeitungsübersicht und Maßnahmen: galynski.com/avv
Unterauftragsverarbeiter mit Verarbeitungsort und Datenkategorien: galynski.com/subprozessoren
Datenschutzerklärung für die eigene Verantwortlichkeit: galynski.com/datenschutz

Der Vertrag wird nach Art. 28 Abs. 9 DSGVO elektronisch geschlossen. Eine Unterschrift ist rechtlich nicht erforderlich.

Zwei Rollen, sauber getrennt

Für alles, was aus dem Microsoft-365-Mandanten kommt oder dorthin geschrieben wird, ist die SSIG-IT GmbH Auftragsverarbeiterin. Weisungsbefugt ist allein der Kunde.

Für Konto-, Vertrags- und Abrechnungsdaten ist die SSIG-IT GmbH selbst Verantwortliche. Dafür gilt die Datenschutzerklärung, nicht der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Welche Felder gelesen werden

Der Umfang hängt von der gewählten Quelle ab. Andere Felder werden nicht abgerufen.

Globales Adressbuch und Gruppen: Objektkennung, Anzeigename, E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Position, Abteilung, Mobiltelefon, Geschäftstelefone
Freigegebenes Postfach: zusätzlich Firma, Notizen als Freitext, private Telefonnummern, Geschäfts- und Privatanschrift sowie weitere E-Mail-Adressen
SharePoint-Liste: nur die zugeordneten Spalten der in Regeln gewählten Listen, abgebildet auf dieselben Kontaktfelder wie beim freigegebenen Postfach
Kein Zugriff auf E-Mails, Kalender oder Teams. SharePoint nur auf Sites, die Ihr Administrator ausdrücklich freigibt — die Freigabe umfasst technisch die ganze Site; GALYNSKI ruft dort ausschließlich die in Regeln gewählten Listen ab.

Das Notizfeld eines Kontakts ist Freitext. Wer ein Postfach als Quelle freigibt, muss sicherstellen, dass dort keine Daten stehen, für die die Rechtsgrundlage fehlt — siehe Anlage 1 des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Wie lange Daten außerhalb des Mandanten liegen

Die Fristen werden durch einen wöchentlichen Bereinigungslauf technisch durchgesetzt, nicht nur zugesagt.

Zwischenstände eines Laufs mit Kontaktdatensätzen: 30 Tage
Detailprotokolle je Postfach einschließlich der Adresse des Postfachinhabers: 90 Tage
Lauf- und Prüfprotokolle: 365 Tage

Löschung im Postfach

Entfällt ein Kontakt in der Quelle, entfernt ihn der nächste Lauf automatisch aus den Zielordnern.

Soll ein kompletter Zielordner verschwinden — etwa nach einer Regeländerung —, wird das im Dashboard als Vorschlag angezeigt und erst nach der Bestätigung ausgeführt. GALYNSKI löscht keinen Ordner in einem Postfach ohne diese Bestätigung. Ausnahme ist die Kündigung des Abonnements.