Bereinigung und Wiederherstellung

Wie GALYNSKI mit Regeländerungen, Lizenz-Caps und alten Ordnern umgeht — und wie Sie das Mapping wiederherstellen, wenn ein Benutzer übersprungen wird.

Wann entsteht ein Bereinigungs-Vorschlag?

Ihr Dashboard zeigt einen Bereinigungs-Vorschlag, wenn nach einem Sync Benutzer aus der aktuellen Zielmenge gefallen sind, aber noch einen GALYNSKI-Ordner in ihrem Postfach haben.

Typische Auslöser:

Sie haben eine Distribution-Regel deaktiviert oder gelöscht.
Sie haben die Zielgruppe einer Regel geändert; betroffene Benutzer sind dadurch nicht mehr Zielbenutzer.
Die Lizenzanzahl wurde reduziert — gekappte Benutzer haben den Ordner noch.
Microsoft 365 hat den Benutzer von "Mitglied" auf "Gast" umgestellt oder seine E-Mail-Adresse entfernt.

Der Vorschlag entsteht nur, wenn GALYNSKI nachweisen kann, dass der Ordner aus einem früheren Sync stammt. Ordner ohne gespeichertes Mapping werden nicht zum Löschen vorgeschlagen — siehe Abschnitt "Mapping wiederherstellen".

Standard: nichts wird ohne Ihre Bestätigung gelöscht

Seit Mai 2026 gilt: GALYNSKI löscht keinen Zielordner mehr ohne Ihre Bestätigung. Wenn ein Benutzer aus der aktuellen Zielmenge fällt und GALYNSKI seinen Ordner früher angelegt hat, entsteht ein Vorschlag auf der Seite "Alte GALYNSKI-Ordner". Dort entscheiden Sie pro Vorschlag: "Ordner entfernen" oder "Behalten".

GALYNSKI löscht ausschließlich Ordner mit gespeichertem Mapping (Ownership-Proof per Folder-ID). Ordner ohne Mapping werden nicht gelöscht — sie können stattdessen über "Mapping wiederherstellen" adoptiert werden.

Solange Sie nichts bestätigen, bleiben die Ordner in den Postfächern unverändert liegen.

Eine Ausnahme gilt nach einer Kündigung: Wenn Sie Ihr Abonnement kündigen, plant GALYNSKI die Bereinigung der angelegten Kontaktordner automatisch ein. Dieser Schritt ist durch die Kündigung autorisiert und benötigt keine separate Bestätigung.

Es gibt keinen "Zielordner-Bereinigung"-Schalter mehr in der Customer-UI. Die Bereinigungsseite öffnen Sie über das Konto-Menü oder über den Banner auf der Übersicht, wenn etwas zu prüfen ist.

Schutzmechanismen vor dem Löschen

Auch nach Ihrer Bestätigung gilt: Bevor ein Ordner gelöscht wird, prüft GALYNSKI erneut, ob der Benutzer inzwischen wieder zur aktiven Zielmenge gehört. Wenn Sie z. B. eine gelöschte Regel wieder aktiviert haben, wird der Vorschlag automatisch übersprungen und die Bereinigungshistorie zeigt ihn als „Hinfällig (User wieder aktiv)".

Vorübergehende Microsoft-Fehler (Rate-Limit, Server-Probleme) führen zu Wiederholung mit Backoff, nicht zu sofortigem Aufgeben.
Jede Bestätigung, jeder Abbruch und jede Ausführung steht im Audit-Log.

Bereinigungshistorie und "Erneut zur Prüfung öffnen"

Auf der Seite "Alte GALYNSKI-Ordner" sehen Sie unten eine zweite Sektion "Bereinigungshistorie" mit den abgeschlossenen, fehlgeschlagenen, hinfälligen und verworfenen Vorschlägen der letzten 30 Tage.

Wenn Sie versehentlich einen Vorschlag verworfen haben, finden Sie ihn dort wieder. Verworfene und fehlgeschlagene Vorschläge können erneut zur Prüfung geöffnet werden.

Klick auf "Erneut zur Prüfung öffnen" prüft die Items neu: Benutzer, die inzwischen wieder Ziel sind oder deren Ordner-Mapping nicht mehr existiert, werden automatisch übersprungen. Items, für die zwischenzeitlich ein neuerer Vorschlag existiert, werden ebenfalls übersprungen.
Sind nach der Prüfung noch gültige Items übrig, wird der Vorschlag wieder auf "Wartet auf Prüfung" gesetzt — Sie müssen ihn anschließend erneut bestätigen, bevor der Worker greift.
Sind keine gültigen Items mehr übrig (z. B. alle Benutzer wieder aktiv), wird das erneute Öffnen mit einer klaren Meldung abgelehnt.

Reopen führt selbst keine Löschung aus. Es bereitet den Vorschlag nur wieder vor — die Bestätigung bleibt eine separate Aktion.

Mapping wiederherstellen ("Ordner existiert bereits ohne Mapping")

Wenn der Sync-Bericht für einen Benutzer "Ordner existiert bereits ohne Mapping" anzeigt, gibt es zwar Ordner im Postfach, aber kein gespeichertes Mapping. Solche Ordner werden aus Sicherheitsgründen nicht automatisch übernommen und nie automatisch gelöscht.

In der Sync-Detail-Tabelle sehen Sie für betroffene Zeilen direkt unter der Fehlermeldung die Aktion "Details anzeigen / Mapping wiederherstellen".

Klicken Sie die Zeile an und dann "Mapping wiederherstellen". Es öffnet sich ein Dialog mit allen vorhandenen Kontaktordnern dieses Benutzers.
Wenn ein Ordner exakt den konfigurierten Namen trägt, ist er bereits vorausgewählt und als "empfohlen" markiert.
Sie können auch einen anders benannten Ordner auswählen. In diesem Fall müssen Sie die Auswahl ausdrücklich bestätigen, weil GALYNSKI ihn ab dann als Galynski-Ordner behandelt.
Sind zu viele Ordner im Postfach, um sie sicher anzuzeigen, lehnt der Dialog die Adoption ab — bitte konsolidieren Sie die Duplikate manuell oder kontaktieren Sie den Support.

Mapping wiederherstellen übernimmt einen vorhandenen Ordner; es löscht nichts und ändert keine Kontakte. Nach der Adoption wird automatisch ein neuer Sync geplant.

Regeländerungen lösen einen Abgleich aus

Wenn Sie Distribution-Regeln speichern, löschen oder deaktivieren, plant GALYNSKI automatisch einen Abgleich-Sync. Dabei wird die aktuelle Zielmenge gegen den letzten erfolgreichen Stand verglichen — fallengelassene Benutzer ergeben Bereinigungs-Vorschläge.

Auch der leere Fall ist abgedeckt: Wenn alle Regeln gelöscht oder deaktiviert sind, läuft trotzdem ein Reconcile-Lauf und erzeugt Vorschläge für alle bisher aktiven Zielbenutzer (bestätigungspflichtig).

Sollte das Speichern erfolgreich sein, der Folge-Sync aber nicht eingeplant werden können, zeigt das UI eine Warnung. In dem Fall reicht ein manueller Sync oder der nächste reguläre Schedule.

Wenn eine Microsoft-365-Gruppe gelöscht wurde

Wird eine in einer Distribution-Regel verwendete Microsoft-365-Gruppe gelöscht (oder unter neuer ID neu angelegt), kann GALYNSKI sie beim nächsten Sync nicht mehr finden. Der Sync wird in diesem Fall bewusst abgebrochen — wir vermeiden so, dass alle bestehenden Zielordner als "nicht mehr benötigt" interpretiert und vorgeschlagen werden.

In der Sync-Detail-Ansicht erscheint stattdessen eine klare Meldung: "Die konfigurierte Microsoft 365-Gruppe existiert nicht mehr oder ist nicht erreichbar. Bitte Regel reparieren." Direkt darunter finden Sie den Button "Regel reparieren".

Wenn eine Microsoft-365-Gruppe gelöscht wurde, reparieren Sie die Regel: Der Button öffnet die Regel-Verwaltung und markiert die betroffene Regel. Wählen Sie dort die korrekte Gruppe neu aus oder löschen Sie die Regel.

Wenn ein Sync teilweise fehlschlägt

Unter "Synchronisation" sehen Sie gespeicherte Sync-Läufe innerhalb der Aufbewahrungsfrist — auch fehlgeschlagene oder teilweise erfolgreiche. Jede Zeile ist anklickbar und führt zur Detailansicht.

In der Detailansicht können Sie:

Die vollständige Fehlermeldung jedes Benutzers durch Klick auf die Zeile öffnen — auch wenn sie in der Tabelle abgeschnitten dargestellt ist.
Bei sehr vielen Einträgen durch die Liste blättern (Pagination unten in der Tabelle).
Mit "Bericht kopieren" einen ausführlichen Support-Report erstellen, der alle Fehler- und Skip-Zeilen bis zum Safety-Cap enthält.

Sync-Detailseiten bleiben verfügbar, solange die Logs in der Aufbewahrungsfrist liegen.