Lösung · Externe Kontakte
Externe Kontakte auf jedes Diensthandy: Partner, Lieferanten und Steuerberater aus Exchange Online
Der Steuerberater, die Hausbank, die Spedition, der Elektriker: In vielen Unternehmen pflegt die IT solche Kontakte einmal zentral im Exchange Admin Center. Outlook am Rechner findet sie in der globalen Adressliste. Auf dem Diensthandy kommt davon nichts an. GALYNSKI nimmt diese Mailkontakte als Quelle und schreibt sie als Kontaktordner in die Postfächer, täglich aktuell, ohne zusätzliche App und ohne Geräteverwaltung.
Das Problem: ein Verzeichniseintrag ist kein Kontakt
Ein Mailkontakt im Exchange Admin Center ist ein Eintrag im Verzeichnis, genau wie eine Kollegin in der globalen Adressliste. Outlook fragt ihn beim Adressieren live ab, speichert ihn aber nirgends als Kontakt im Postfach. Aufs Handy kommt nur, was als Kontakt im Postfach liegt. Ein Verzeichniseintrag, der nie als Kontakt im Postfach lag, kann auf dem Gerät nicht auftauchen. Ruft der Steuerberater an, zeigt das Display eine Nummer.
Was die Bordmittel können und wo sie enden
| Weg | Was er leistet | Wo er endet |
|---|---|---|
| Mailkontakt im Exchange Admin Center | Steht in der globalen Adressliste; Outlook findet ihn beim Adressieren, Verteilergruppen können ihn enthalten. | Nur online, nur in Outlook. Auf dem Handy liegt er nicht, die Anruferkennung bleibt leer. |
| Dieselben Kontakte zusätzlich in einem freigegebenen Postfach oder einer SharePoint-Liste pflegen | Lässt sich verteilen. | Ein zweiter Pflegeort. Wer im Admin Center ändert, muss es dort nachziehen, oder umgekehrt. |
| Jede Person kopiert den Kontakt in die eigenen Outlook-Kontakte | Bringt den aktuellen Stand einmalig aufs Gerät. | Jede Person macht es selbst, nichts aktualisiert sich, gelöschte Kontakte bleiben im Adressbuch. |
| Eigenes Skript (PowerShell, Microsoft Graph) | Liest die Kontakte der Organisation und schreibt sie per Anwendungsberechtigung in alle Postfächer. | Braucht Pflege für Änderungen, Löschungen, Duplikate und Drosselung. Skripte auf EWS-Basis blockiert Microsoft seit dem 1. Oktober 2026 schrittweise, spätestens ab April 2027 ganz. |
So verteilt GALYNSKI externe Kontakte
- Verbinden. Ein Administrator erteilt GALYNSKI einmalig den Admin-Consent im Tenant. Für diese Quelle gehört das Leserecht OrgContact.Read.All dazu: Es liest die Kontakte der Organisation und schreibt dort nie.
- Quelle wählen. In einem Adressbuch, etwa „Dienstleister“, die Quelle „Externe Kontakte (Kontakte der Organisation)“ wählen. Externe Kontakte gibt es nur einmal: als eine Quelle in dem Adressbuch, in das sie gehören.
- Empfänger festlegen. Alle Benutzer oder bestimmte Gruppen, etwa nur Einkauf und Geschäftsführung.
- Nächtlicher Lauf. Im Fenster von 02:00 bis 05:00 Uhr Ortszeit schreibt GALYNSKI die Kontakte in den Ordner des Adressbuchs im Postfach jedes Empfängers: Name, E-Mail-Adresse, Position, Abteilung, Geschäfts- und Mobilnummer, Firma, Geschäftsanschrift. Kontakte ohne E-Mail-Adresse kommen nicht mit und werden im Bericht gezählt. Fotos werden nicht übertragen.
- Aufs Gerät. Der Ordner erscheint von selbst in Outlook am Rechner und in der Outlook-App. In die Kontakte-App und die Anruferkennung kommen die Kontakte über die Outlook-App: auf Android mit „Kontakte synchronisieren“, auf dem iPhone mit „Kontakte speichern“. Keine zusätzliche App, kein MDM-Profil. Mehr im Ratgeber Firmenkontakte auf Android.
Wofür Firmen das nutzen
- Steuerberater, Hausbank und Versicherung liegen auf jedem Handy der Geschäftsführung, mit Namen auf dem Display.
- Einkauf und Lager erreichen Lieferanten und Speditionen, ohne sie selbst einzutragen.
- Partnerfirmen im Projekt stehen beim ganzen Projektteam im Adressbuch, solange das Projekt läuft.
- Die Liste, die es im Admin Center schon gibt, bleibt der einzige Pflegeort.
Grenzen, offen gesagt
- Externe Kontakte gibt es als Quelle nur einmal je Unternehmen. Mehrere Listen gehören in ein freigegebenes Postfach oder eine SharePoint-Liste.
- Kontakte ohne E-Mail-Adresse kommen nicht mit; der Bericht zählt sie.
- Fotos werden nicht übertragen.
- Die Verteilung läuft in eine Richtung: Gepflegt wird im Exchange Admin Center, nicht auf dem Handy.
Datenschutz und Betrieb
- Vertragspartner ist die SSIG-IT GmbH in Deutschland; AVV, Unterauftragsverarbeiter und technische Maßnahmen sind öffentlich. Betrieb in der EU.
- Nur Leserecht: GALYNSKI liest die Kontakte der Organisation und nur dann, wenn ein Adressbuch diese Quelle nutzt. Geschrieben wird ausschließlich in die eigenen Kontaktordner in den Postfächern der Empfänger.
- Schutz vor Massenlöschung: Ist die Quelle leer, unvollständig oder plötzlich stark geschrumpft, hält GALYNSKI das betroffene Adressbuch an, bevor ein einziger Kontakt geändert wird, und meldet den Grund.
- Jeder Lauf steht mit Zahlen und Hinweisen im Dashboard. Per E-Mail kommt der Bericht, wenn sich etwas geändert hat oder ein Fehler auftrat. Was GALYNSKI verarbeitet, steht in der Doku Datenschutz, die Quellen in Quellen und Empfänger.
Preis
4,00 € je Benutzer und Monat, im Jahresabo 36 € je Benutzer und Jahr. Ab 51 Benutzern 3,60 € bzw. 33 €, ab 251 Benutzern 3,20 € bzw. 30 €, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Externe Kontakte kosten nichts extra; gezählt werden die Benutzer, die Kontakte bekommen, nicht die Kontakte. Alle Preise auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Was sind externe Kontakte genau?
Die Mailkontakte, die ein Administrator im Exchange Admin Center unter „Empfänger“ anlegt: Personen außerhalb des Unternehmens mit einer externen E-Mail-Adresse, etwa Partner, Lieferanten oder der Steuerberater. Sie erscheinen in Outlook in der globalen Adressliste. GALYNSKI nennt diese Quelle „Externe Kontakte (Kontakte der Organisation)“.
Welche Berechtigung braucht GALYNSKI dafür?
Ein Leserecht auf die Kontakte der Organisation, das der Administrator beim Verbinden mit Microsoft 365 einmal bestätigt. Gelesen wird nur, wenn ein Adressbuch diese Quelle nutzt; geschrieben wird dort nie.
Was passiert mit Kontakten ohne E-Mail-Adresse?
Sie kommen nicht mit. Der Bericht nach dem Lauf zählt sie, damit du siehst, welche Einträge im Admin Center eine Adresse brauchen.
Kommen Fotos der externen Kontakte mit?
Nein. Übernommen werden Name, E-Mail-Adresse, Position, Abteilung, Geschäfts- und Mobilnummer, Firma und Geschäftsanschrift.
Was passiert, wenn jemand im Admin Center viele Kontakte löscht?
Ist die Quelle leer, unvollständig oder plötzlich stark geschrumpft, hält GALYNSKI das betroffene Adressbuch an, bevor ein einziger Kontakt geändert wird, und meldet den Grund. Sobald die Quelle wieder vollständig ist, läuft es weiter.