Gemeinsame Kontakte in Microsoft 365: fünf Wege
„Wo legen wir die gemeinsamen Kontakte ab?“ Microsoft 365 hat darauf keine einzelne Antwort, sondern fünf. Jeder Ort hat einen eigenen Pflegeort, einen eigenen Empfängerkreis und eigene Grenzen, und keiner bringt die Kontakte von sich aus aufs Handy. Dieser Beitrag stellt die fünf Wege nebeneinander und zeigt, welcher zu welchen Kontakten passt.
Warum es den einen Ort nicht gibt
Outlook kennt Kontakte nur je Postfach: Was im Kontaktordner einer Person liegt, gehört dieser Person. Alles, was mehrere Personen sehen sollen, liegt deshalb entweder im Verzeichnis (globale Adressliste, Gruppen, externe Kontakte) oder in einem geteilten Behälter (freigegebenes Postfach, SharePoint-Liste). Verzeichnis und Behälter verhalten sich unterschiedlich, und beide sind etwas anderes als der Kontaktordner, den das Handy synchronisiert. Daher die fünf Wege.
Die fünf Wege im Überblick
| Weg | Pflegeort | Wer sie bekommt | Grenzen |
|---|---|---|---|
| Globale Adressliste (GAL) | Benutzerkonten in Entra ID und im Microsoft 365 Admin Center | Alle im Unternehmen | Enthält nur Konten und Objekte des eigenen Tenants. Ein Verzeichnis, kein Kontaktordner: kommt nicht aufs Handy. |
| Mitglieder einer Gruppe | Die Gruppe in Entra ID oder Microsoft 365 | Ein Team, eine Abteilung, die Bereitschaft | Ebenfalls nur Benutzer des Tenants. Als Verteilerliste sichtbar, als Kontakte nirgends. |
| Kontaktordner eines freigegebenen Postfachs | Outlook am Rechner, gepflegt vom Team mit Vollzugriff | Wer das Postfach geöffnet hat | In Outlook für iOS und Android wird der Kontaktordner nicht angezeigt; die Anruferkennung bleibt leer. |
| SharePoint-Liste | SharePoint, mit Spalten, Ansichten und Berechtigungen | Wer Zugriff auf die Site hat | Outlook kennt die Liste nicht. Auf dem Handy kommt nichts an. |
| Externe Kontakte (Mailkontakte) | Exchange Admin Center, Empfänger → Kontakte | Alle, beim Adressieren von Mails | Für Personen außerhalb des Unternehmens mit E-Mail-Adresse. Ein Verzeichniseintrag wie die GAL: kommt nicht aufs Handy. |
1. Globale Adressliste
Laut Microsoft enthält die eingebaute globale Adressliste „every mail-enabled object in the organization“ (Address lists in Exchange Online, abgerufen am 16. Oktober 2026). Für die Kolleginnen und Kollegen ist sie der natürliche Ort, weil sie niemand extra pflegen muss: Wer ein Konto hat, steht drin. Mehr dazu auf der Seite GAL-Sync.
2. Mitglieder einer Gruppe
Eine Sicherheitsgruppe, eine Microsoft-365-Gruppe oder eine Verteilergruppe kennt ihre Mitglieder. Als Quelle taugt sie, wenn nicht alle alle sehen sollen: der Außendienst für die Disposition, die Bereitschaft für die Produktion. Mehr dazu auf der Seite Gruppen-Sync.
3. Kontaktordner eines freigegebenen Postfachs
Der klassische Ort für Kunden und Lieferanten, die ein Team in Outlook pflegt: ein Postfach wie kontakte@firma.de mit Vollzugriff für das Team. Jeder Kontakt sieht aus wie jeder andere Outlook-Kontakt, mit Firma, Telefonnummern und Anschrift. Mehr dazu auf der Seite Freigegebenes Postfach.
4. SharePoint-Liste
Eine Liste passt, wenn die Kontakte Spalten brauchen, die ein Outlook-Kontakt nicht hat, etwa Gewerk, Region oder Vertragsnummer, oder wenn ein Team sie ohnehin in SharePoint pflegt. Mehr dazu auf der Seite SharePoint-Liste.
5. Externe Kontakte
Mailkontakte im Exchange Admin Center sind laut Microsoft „mail-enabled objects that contain information about people who exist outside your organization“ (Manage mail contacts in Exchange Online, abgerufen am 16. Oktober 2026). Sie erscheinen in der globalen Adressliste und lassen sich in Verteilergruppen aufnehmen. Wer Partner und Lieferanten dort schon pflegt, hat damit bereits eine Quelle. Mehr dazu auf der Seite Externe Kontakte.
Welcher Weg für welche Kontakte?
- Alle Kolleginnen und Kollegen: globale Adressliste. Nichts zu pflegen.
- Ein Team für ein anderes Team: Mitglieder einer Gruppe, mit Empfängern nur dort, wo die Kontakte gebraucht werden.
- Kunden und Lieferanten, die ein Team in Outlook pflegt: freigegebenes Postfach.
- Listen mit eigenen Spalten oder Pflege in SharePoint: SharePoint-Liste.
- Partner, die auch beim Adressieren von Mails auftauchen sollen: externe Kontakte im Exchange Admin Center.
Vom Pflegeort aufs Handy
Alle fünf Wege haben dieselbe Lücke: Keiner legt einen Kontakt in den Kontaktordner der einzelnen Person, und nur den synchronisiert das Handy. GALYNSKI kennt alle fünf als Quelle. Ein Adressbuch bekommt einen Namen, eine oder mehrere Quellen und je Quelle ihre Empfänger; bis zu zehn Adressbücher je Unternehmen, etwa „Kollegen“, „Dienstleister“ und „Kunden“. Ein nächtlicher Lauf schreibt die Kontakte in einen eigenen Ordner im Postfach jedes Empfängers. Wie getrennte Adressbücher aussehen, steht auf der Seite Mehrere Adressbücher.
Der Ordner erscheint von selbst in Outlook am Rechner und in der Outlook-App. In die Kontakte-App und die Anruferkennung kommen die Kontakte über die Outlook-App: auf Android mit „Kontakte synchronisieren“, auf dem iPhone mit „Kontakte speichern“. Keine zusätzliche App, kein MDM-Profil. Mehr im Ratgeber Firmenkontakte auf Android.
Was du vorher wissen solltest
- Eine Richtung. Gepflegt wird am Pflegeort. Ändert jemand einen verteilten Kontakt auf dem Telefon, überschreibt der nächste Lauf die Änderung.
- Eine Karte je Person. Steht jemand in mehreren Quellen desselben Adressbuchs, gewinnt die erste Quelle. Zwischen getrennten Adressbüchern zeigt GALYNSKI die Überschneidungen und bietet an, doppelte Kontakte wegzulassen.
- Löschschutz. Verschwindet plötzlich ein großer Teil einer Quelle, hält GALYNSKI das betroffene Adressbuch an, bevor ein einziger Kontakt geändert wird, und meldet den Grund.
- Datenschutz. Die Kontakte liegen in den Postfächern deines Tenants; private Kontakte bleiben unberührt. AVV und Datenschutz-Doku sind öffentlich.
Häufige Fragen
Kann ich mehrere Wege kombinieren?
Ja. In GALYNSKI kann ein Adressbuch mehrere Quellen haben, etwa die globale Adressliste und eine SharePoint-Liste; jede Person bekommt dann eine Karte, die erste Quelle gewinnt. Sollen die Kontakte getrennt bleiben, bekommt jede Quelle ihr eigenes Adressbuch.
Was ist mit öffentlichen Ordnern?
Öffentliche Ordner sind der sechste Ort, aber nur für Outlook am Rechner: Die Outlook-App zeigt sie nicht, und Microsoft Graph kann sie nicht lesen. Die Kontakte ziehen einmal in ein freigegebenes Postfach oder eine SharePoint-Liste um; wie das geht, steht im Beitrag zum Ablösen öffentlicher Ordner.
Welcher Weg passt für Lieferanten und Dienstleister?
Das freigegebene Postfach, wenn das Team in Outlook pflegen soll. Die SharePoint-Liste, wenn die Kontakte Spalten, Ansichten und Berechtigungen brauchen. Die externen Kontakte, wenn die Einträge im Exchange Admin Center schon vorhanden sind und auch beim Adressieren von Mails gefunden werden sollen.
Müssen die Mitarbeiter etwas auf dem Handy einrichten?
Höchstens einmal. GALYNSKI schreibt die Kontakte in einen Ordner des Postfachs, Outlook zeigt ihn von selbst. Damit die Kontakte auch in der Kontakte-App und der Anruferkennung stehen, schaltet man in der Outlook-App einmal „Kontakte synchronisieren“ (Android) bzw. „Kontakte speichern“ (iPhone) ein; mit Intune lässt sich das zentral vorgeben. Danach kommen auch die Kontakte jedes neuen Adressbuchs von selbst mit.
Was kostet die Verteilung?
4 € je Benutzer und Monat, im Jahresabo weniger; gezählt werden die Personen, die Kontakte bekommen, nicht die Quellen oder Adressbücher.