Kollegen, Dienstleister, Kunden getrennt auf dem Diensthandy

Erst waren es nur die Kolleginnen und Kollegen. Dann kam die Lieferantenliste dazu, dann die Kunden des Vertriebs, dann die Bereitschaft. Alles in einem Kontaktordner auf dem Diensthandy, weil es nur einen gab. Dieser Beitrag zeigt, wann ein Ordner nicht mehr reicht, wie getrennte Adressbücher aussehen und was zu tun ist, wenn eine Person in zweien steht.

Wann reicht ein Ordner für alles nicht mehr?

Solange im Ordner nur die eigene Firma steht, fällt nichts auf. Mit der zweiten und dritten Quelle ändert sich das:

• Die Suche nach „Müller“ liefert den Kollegen aus der Buchhaltung, den Elektriker und einen Kunden, ohne zu sagen, wer wer ist.
• Die Kunden des Vertriebs liegen auf jedem Diensthandy, auch im Lager und in der Produktion, wo niemand sie anruft. Wer Kundendaten nur dorthin geben will, wo sie gebraucht werden, hat so keine Handhabe.
• Die zwölf Namen der Bereitschaft gehen zwischen 800 Kollegen unter. Wer nachts anrufen muss, sucht.
• Niemand sieht einem Kontakt an, aus welcher Quelle er stammt. Ist eine Nummer veraltet, weiß keiner, wo sie zu korrigieren wäre.

Getrennte Ordner lösen das. Von Hand angelegt und kopiert sind sie ein Stand von einem Tag: Neue Einträge fehlen, ausgeschiedene bleiben. Zentral verteilt bleiben sie aktuell.

Was ist ein Adressbuch in GALYNSKI?

Ein Adressbuch ist ein Name plus eine oder mehrere Quellen. Der Name ist der Name des Kontaktordners auf dem Handy. Quellen sind die globale Adressliste, die Mitglieder einer Gruppe, der Kontaktordner eines freigegebenen Postfachs, eine SharePoint-Liste oder die externen Kontakte aus dem Exchange Admin Center, jede mit eigenen Empfängern. Bis zu zehn Adressbücher je Unternehmen. Was das im Einzelnen heißt, steht auf der Seite Mehrere Adressbücher.

Wer braucht was? Eine Tabelle vor dem Anlegen

Bevor du Adressbücher anlegst, lohnt eine Liste: Welche Gruppe von Kontakten gibt es, wo wird sie gepflegt, wer muss sie anrufen? Ein Beispiel aus einem Betrieb mit Außendienst:

Mehr als vier werden es selten. Was am Anfang meist fehlt, ist das Adressbuch für die Kontakte von außen: Dienstleister, Notdienste, Hausverwaltung.

Drei Adressbücher an einem Nachmittag

1. Kollegen. Das Standard-Adressbuch gibt es schon, wenn GALYNSKI läuft: Quelle globale Adressliste, Empfänger alle. Neue Quellen landen dort, solange du kein anderes wählst.
2. Dienstleister. Neues Adressbuch, Name „Dienstleister“, Quelle die SharePoint-Liste, Empfänger alle Benutzer. Welche Spalte Name, Firma, Telefon oder E-Mail liefert, legst du beim Anlegen fest.
3. Kunden. Neues Adressbuch, Quelle der Kontaktordner des freigegebenen Postfachs, Empfänger die Gruppe „Vertrieb“. Wer nicht in der Gruppe ist, bekommt diese Kontakte nicht.
4. Am nächsten Morgen prüfen. Der nächtliche Lauf hat die Ordner angelegt. In der Outlook-App auf einem Telefon nachsehen: Erscheinen drei Ordner mit den vergebenen Namen? Erscheint der Name, wenn ein Lieferant anruft? Findet die Suche in den Kontakten den Kunden?

Der Ordner erscheint von selbst in Outlook am Rechner und in der Outlook-App. In die Kontakte-App und die Anruferkennung kommen die Kontakte über die Outlook-App: auf Android mit „Kontakte synchronisieren“, auf dem iPhone mit „Kontakte speichern“. Keine zusätzliche App, kein MDM-Profil. Mehr im Ratgeber Firmenkontakte auf Android.

Was passiert, wenn jemand in zwei Adressbüchern steht?

Der Elektriker steht in der Dienstleisterliste und, weil er auch kauft, in den Kundenkontakten. Dann hat er auf dem Handy zwei Karten, eine je Adressbuch. GALYNSKI zeigt je Adressbuch die Zahl solcher Überschneidungen.

Zwei Karten sind in Ordnung, wenn beide Ordner für sich vollständig sein sollen. Stören sie, schaltest du im Adressbuch „Kunden“ die Einstellung „Kontakte, die schon in einem anderen Adressbuch stehen, hier weglassen“ ein. Der Elektriker steht dann nur noch unter „Dienstleister“.

Umbenennen, entfernen, umbauen

• Umbenennen passiert an Ort und Stelle. Aus „Lieferanten“ wird „Dienstleister“, ohne dass der Ordner gelöscht und neu angelegt wird.
• Ein Adressbuch entfernen: GALYNSKI nimmt den Ordner von allen Handys und protokolliert das je Postfach. Der Name bleibt reserviert, bis das abgeschlossen ist.
• Die Empfänger einer Quelle lassen sich ändern. Erst eine kleine Gruppe, dann alle, wie bei jeder Verteilung.

Was du vorher wissen solltest

• Eine Richtung. Gepflegt wird in der Quelle. Ändert jemand einen verteilten Kontakt auf dem Telefon, überschreibt der nächste Lauf die Änderung.
• Löschschutz je Adressbuch. Verschwindet plötzlich ein großer Teil einer Quelle, hält GALYNSKI das betroffene Adressbuch an, bevor ein einziger Kontakt geändert wird, und meldet den Grund.
• Private Kontakte bleiben unangetastet. GALYNSKI schreibt nur in die Ordner, die es selbst angelegt hat.
• Preis. 4 € je Benutzer und Monat, im Jahresabo weniger; gezählt werden die Personen, die Kontakte bekommen, nicht die Adressbücher. Alle Preise auf der Preisseite, die Verarbeitung im AVV.

Häufige Fragen

Wie viele Adressbücher kann ich anlegen?

Bis zu zehn je Unternehmen. Jedes hat einen eigenen Namen, eine oder mehrere Quellen und je Quelle eigene Empfänger.

Müssen die Mitarbeiter für jedes Adressbuch etwas auf dem Handy einrichten?

Nein, nicht je Adressbuch. Die Outlook-App nimmt alle Kontaktordner des Postfachs mit, also auch jedes neue Adressbuch.

Bekommt jede Person alle Adressbücher?

Nein. Jede Quelle eines Adressbuchs hat ihre eigenen Empfänger, alle Benutzer oder bestimmte Gruppen. So bleibt die Kundenliste beim Vertrieb, während die Dienstleister an alle gehen.

Was passiert mit dem Ordner, den GALYNSKI bisher angelegt hat?

Er wird das Standard-Adressbuch, mit seinem Namen, seinen Quellen und seinen Empfängern. Auf den Handys ändert sich nichts.

Was passiert, wenn ich ein Adressbuch entferne?

GALYNSKI entfernt den Ordner von allen Handys und protokolliert das je Postfach. Bis das abgeschlossen ist, bleibt der Name reserviert. Private Kontakte bleiben unangetastet.

Kosten mehrere Adressbücher extra?

Nein. Der Preis bleibt 4 € je Benutzer und Monat, im Jahresabo weniger. Gezählt werden die Personen, die Kontakte bekommen, nicht die Adressbücher.