So funktioniert GALYNSKI: von der Quelle in Microsoft 365 bis zum Kontaktordner auf dem Handy

GALYNSKI verteilt Kontakte aus Microsoft 365 in die Postfächer der Mitarbeiter, damit sie auf dem Handy ankommen. Diese Seite beschreibt den Weg der Daten in fünf Schritten, nennt, was GALYNSKI nie tut, und erklärt die Begriffe, die dabei fallen: globale Adressliste, Entra ID, Kontaktordner, Admin Consent, Anwendungsberechtigung.

Der Datenfluss in fünf Schritten

1. Verbinden. Ein Globaler Administrator erteilt GALYNSKI einmalig den Admin Consent im Tenant. Damit arbeitet die App mit Anwendungsberechtigungen: GALYNSKI liest und schreibt in Microsoft 365, ohne dass jemand angemeldet ist, und ohne Kennwörter von Benutzern. Die Verbindung dauert wenige Minuten.
2. Lesen. GALYNSKI liest nur die Quellen, die in einem Adressbuch gewählt sind: die globale Adressliste, die Mitglieder einer Gruppe, den Kontaktordner eines freigegebenen Postfachs, eine SharePoint-Liste oder die externen Kontakte aus dem Exchange Admin Center. Räume, Ressourcen und Systemkonten werden herausgefiltert.
3. Adressbuch. Ein Adressbuch ist ein Name, eine oder mehrere Quellen und je Quelle ihre Empfänger, alle Benutzer oder bestimmte Gruppen. Bis zu zehn Adressbücher je Unternehmen. Innerhalb eines Adressbuchs bekommt jede Person eine Karte; steht sie in zwei Quellen, gewinnt die erste.
4. Schreiben. Im Fenster von 02:00 bis 05:00 Uhr Ortszeit legt GALYNSKI im Postfach jedes Empfängers einen eigenen Kontaktordner je Adressbuch an und schreibt die Kontakte hinein: neue dazu, geänderte aktualisiert, gelöschte entfernt. Schrumpft eine Quelle plötzlich auf einen Bruchteil, hält GALYNSKI das betroffene Adressbuch an, bevor ein einziger Kontakt geändert wird, und meldet den Grund. Jeder Lauf steht mit Zahlen und Hinweisen im Dashboard; per E-Mail kommt der Bericht, wenn sich etwas geändert hat oder ein Fehler auftrat.
5. Gerät. Der Ordner erscheint von selbst in Outlook am Rechner und in der Outlook-App. In die Kontakte-App und die Anruferkennung kommen die Kontakte über die Outlook-App: auf Android mit „Kontakte synchronisieren“, auf dem iPhone mit „Kontakte speichern“. Keine zusätzliche App, kein MDM-Profil. Mehr im Ratgeber Firmenkontakte auf Android.

Die Quellen im Einzelnen: globale Adressliste, Mitglieder einer Gruppe, freigegebenes Postfach, SharePoint-Liste und externe Kontakte; getrennte Ordner auf der Seite Mehrere Adressbücher.

Was GALYNSKI nie tut

• In eine Quelle schreiben. Gepflegt wird in Microsoft 365; die Verteilung läuft in eine Richtung.
• Private Kontakte anfassen. GALYNSKI schreibt nur in die Ordner, die es selbst angelegt hat.
• Kennwörter verlangen oder speichern. Die Verbindung läuft über Anwendungsberechtigungen und Admin Consent.
• Eine zusätzliche App oder ein MDM-Profil auf dem Gerät voraussetzen.
• Ordner leer räumen, weil eine Quelle plötzlich fehlt. Der Löschschutz hält das betroffene Adressbuch an, bevor ein einziger Kontakt geändert wird.

Glossar

Globale Adressliste (GAL)

Das Verzeichnis aller E-Mail-fähigen Objekte eines Microsoft-365-Tenants: Benutzer, Gruppen, Räume, Mailkontakte. Laut Microsoft enthält die eingebaute GAL „every mail-enabled object in the organization“ (Address lists in Exchange Online, abgerufen am 16. Oktober 2026). Outlook fragt sie bei jeder Suche live ab und speichert sie nirgends als Kontakte. Deshalb kommt sie von sich aus nicht aufs Handy.

Entra ID

Das Verzeichnis hinter Microsoft 365, früher Azure Active Directory: Benutzerkonten, Gruppen, Anwendungen und ihre Berechtigungen. Die Profilfelder der Benutzer (Name, Position, Abteilung, Telefonnummern, Firma, Büro, Anschrift, Foto) und die Mitgliedschaften in Gruppen kommen von dort.

Kontaktordner

Ein Ordner im Postfach, in dem Outlook Kontakte speichert. Outlook und die Outlook-App zeigen ihn von selbst; in die Kontakte-App und die Anruferkennung kommen die Kontakte über die Outlook-App. GALYNSKI legt je Adressbuch einen eigenen Kontaktordner an und schreibt nur dort hinein.

Admin Consent

Die einmalige Zustimmung eines Globalen Administrators, dass eine Anwendung mit bestimmten Berechtigungen im ganzen Tenant arbeiten darf. Sie gilt für alle Benutzer; niemand muss einzeln zustimmen. Kommt eine neue Berechtigung dazu, etwa für eine neue Quelle, verbindet der Administrator Microsoft 365 einmal neu.

Anwendungsberechtigung

Eine Berechtigung, mit der eine Anwendung ohne angemeldeten Benutzer arbeitet, etwa nachts im Lauf. GALYNSKI nutzt ausschließlich solche Berechtigungen und braucht deshalb keine Kennwörter. Im Einzelnen:

• Contacts.ReadWrite: Kontakte in den Postfächern lesen und schreiben. GALYNSKI schreibt nur in die Ordner, die es selbst angelegt hat.
• User.Read.All: Benutzerprofile lesen: Name, E-Mail-Adresse, Position, Abteilung, Telefonnummern, Firma, Büro, Anschrift und das Profilfoto (abschaltbar unter „Fotos der Kollegen“).
• GroupMember.Read.All: Mitglieder von Gruppen lesen, auch über verschachtelte Gruppen.

Sites.Read.All

Leserecht auf SharePoint. Die Berechtigung gilt technisch für alle Sites des Tenants; GALYNSKI liest nur die Listen, die in einem Adressbuch gewählt sind, und schreibt in SharePoint nie. Sie wird nur gebraucht, wenn eine SharePoint-Liste als Quelle dient.

OrgContact.Read.All

Leserecht auf die Kontakte der Organisation, also die Mailkontakte aus dem Exchange Admin Center. Kein Schreibrecht; gelesen wird nur, wenn ein Adressbuch die Quelle „Externe Kontakte“ nutzt. Fehlt die Berechtigung, hält der Lauf bei dieser Quelle an, ohne etwas zu entfernen.

Adressbuch

In GALYNSKI ein Name, eine oder mehrere Quellen und je Quelle ihre Empfänger. Der Name ist der Name des Kontaktordners in Outlook und in der Outlook-App. Bis zu zehn je Unternehmen, etwa „Kollegen“, „Dienstleister“ und „Kunden“.

Löschschutz

Schrumpft eine Quelle plötzlich auf einen Bruchteil, etwa weil eine Gruppe geleert oder eine Liste unvollständig geliefert wurde, hält GALYNSKI das betroffene Adressbuch an, bevor ein einziger Kontakt geändert wird, und meldet den Grund. Sobald die Quelle wieder vollständig ist, läuft es weiter.

Nächtlicher Lauf

Der tägliche Abgleich im Fenster von 02:00 bis 05:00 Uhr Ortszeit; die Zeitzone ist je Unternehmen einstellbar. Wer nicht warten will, startet im Dashboard einen manuellen Lauf; zwischen zwei manuellen Läufen liegen mindestens fünf Minuten.

Preis

4,00 € je Benutzer und Monat, im Jahresabo 36 € je Benutzer und Jahr. Ab 51 Benutzern 3,60 € bzw. 33 €, ab 251 Benutzern 3,20 € bzw. 30 €, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Gezählt werden die Benutzer, die Kontakte bekommen; Quellen und Adressbücher kosten nichts extra. Alle Preise auf der Preisseite.

Häufige Fragen

Brauchen die Mitarbeiter eine App oder eine Geräteverwaltung?

Keine zusätzliche App und keine Geräteverwaltung. Outlook zeigt den Ordner von selbst; die Outlook-App bringt die Kontakte mit „Kontakte synchronisieren“ bzw. „Kontakte speichern“ in die Kontakte-App.

Welche Berechtigungen braucht GALYNSKI in Microsoft 365?

Anwendungsberechtigungen, die ein Globaler Administrator einmal per Admin Consent erteilt: Benutzerprofile, Gruppen, SharePoint-Listen und externe Kontakte lesen und Kontakte in den Postfächern schreiben; GALYNSKI schreibt dabei nur in die eigenen Ordner. Welche Rechte das im Einzelnen sind, steht im Glossar unten. Kennwörter von Benutzern braucht GALYNSKI nie.

Wo liegen die Kontakte?

In den Postfächern deines Tenants, in einem eigenen Ordner je Adressbuch. GALYNSKI wird in der EU betrieben; Vertragspartner ist die SSIG-IT GmbH in Deutschland. Was GALYNSKI verarbeitet und wie lange, steht in der Doku Datenschutz.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Die Verbindung dauert wenige Minuten: Admin Consent erteilen, erstes Adressbuch anlegen, fertig. Der erste Lauf startet danach automatisch; kleine Teams sind in wenigen Minuten fertig, große Unternehmen in mehreren Stunden. Den Fortschritt zeigt das Dashboard.

Was passiert bei Vertragsende?

Die Kontakte bleiben noch 14 Tage auf den Handys, danach entfernt GALYNSKI den Ordner automatisch wieder. Die persönlichen Kontakte der Mitarbeiter sind davon nicht betroffen.