Fotos und Firma der Kollegen auf dem Handy
Ein Anruf, auf dem Display Name und Gesicht der Kollegin: Das ist der Moment, in dem ein Firmenadressbuch auf dem Handy fertig wirkt. Ob das Foto dort ankommt, hängt davon ab, auf welchem Weg die Kontakte ins Telefon kommen, und das ist bei iPhone und Android nicht derselbe. Dieser Beitrag zeigt, was Microsoft dazu dokumentiert, welche Felder GALYNSKI überträgt und wie der Schalter „Fotos der Kollegen“ arbeitet.
Was von einem Kollegen auf dem Handy ankommt
GALYNSKI schreibt jede Kollegin und jeden Kollegen aus der globalen Adressliste oder einer Gruppe als Kontakt in den eigenen Kontaktordner in den Postfächern der Empfänger. Die Felder kommen aus dem Microsoft-365-Profil:
| Feld | Woher es kommt | Was es auf dem Handy bringt |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname, Anzeigename | Benutzerkonto in Microsoft 365 | Name auf dem Display beim Anruf, Treffer in der Suche |
| E-Mail-Adresse | Benutzerkonto | Mail aus dem Kontakt heraus; Grundlage für „eine Karte je Person“ |
| Position, Abteilung | Profilfelder | Wer ist das? Die Antwort steht im Kontakt |
| Mobil- und Geschäftstelefon | Profilfelder | Anruferkennung, Rückruf mit einem Tipp |
| Firma | Profilfeld „Firma“ | Suche nach Firma, Konzernstrukturen mit mehreren Gesellschaften |
| Büro | Profilfeld „Büro“ | Standort oder Raum, ohne nachzufragen |
| Geschäftsanschrift | Profilfelder zur Adresse | Navigation zum Standort direkt aus dem Kontakt |
| Foto | Profilfoto in Microsoft 365 | Bild beim Anruf und in der Kontaktliste; abschaltbar unter „Fotos der Kollegen“ |
Fotos: was Outlook mobil zeigt und was nicht
Auf dem Handy bringt die Outlook-App die Kontakte des Postfachs in die Kontakte-App: auf Android mit „Kontakte synchronisieren“, auf dem iPhone mit „Kontakte speichern“. Beim Foto unterscheiden sich die beiden.
Microsoft führt in der FAQ zu Outlook für iOS und Android eine Tabelle, welche Kontaktfunktionen die App je Plattform bietet. „Export Outlook contacts to native Contacts app“ steht dort für iOS, „Bi-directional sync of Outlook contacts with native Contacts app“ und „Sync profile picture between Outlook contacts and the native Contacts app“ nur für Android (abgerufen am 16. Oktober 2026). Auf dem iPhone exportiert die Outlook-App die Kontakte also ohne Bild.
Ein Exchange-Konto in Gmail oder Samsung E-Mail bringt laut einem Nutzerbericht nur den Standardordner aufs Telefon, den Ordner von GALYNSKI also nicht.
| Weg aufs Telefon | Kontakt in der Kontakte-App | Foto dabei |
|---|---|---|
| Outlook-App für iOS, „Kontakte speichern“ | Ja (Export) | Nein |
| Outlook-App für Android, Kontaktsynchronisation | Ja (in beide Richtungen) | Ja |
| Exchange-Konto in Gmail oder Samsung E-Mail | Laut Nutzerbericht nur der Standardordner | Keine belastbare Aussage |
Wie GALYNSKI Fotos verteilt
- Ein Schalter. Ob Fotos verteilt werden, steuert der Schalter „Fotos der Kollegen“ in den Einstellungen; wer GALYNSKI neu einrichtet, findet ihn eingeschaltet. Dann kommen die Profilfotos aus Microsoft 365 an die verteilten Kontakte in allen Postfächern.
- Passende Größe. GALYNSKI schreibt jedes Foto mit 240 × 240 Pixeln. Liegt es in dieser Größe über 36 KB, nimmt es 120 × 120 Pixel. So bleibt jedes Foto unter der Größe, die Microsoft für Kontaktfotos auf Telefonen festlegt.
- Über mehrere Läufe. Neue Kontakte bekommen ihr Foto im nächsten Lauf; große Adressbücher füllen sich über mehrere Läufe.
- Ausschalten. Danach werden keine neuen Fotos verteilt; vorhandene bleiben am Kontakt. Ein in Microsoft 365 entferntes Foto bleibt ebenso stehen, bis der Kontakt neu angelegt wird.
- Nur Kolleginnen und Kollegen. Die Fotos kommen aus dem Microsoft-365-Profil, also für die globale Adressliste und für Gruppen. Externe Kontakte aus dem Exchange Admin Center haben kein Foto.
Firma, Büro und Adresse
Drei Felder, die im Profil oft gepflegt sind und bisher selten auf dem Handy ankamen. Die Firma hilft in Gruppen mit mehreren Gesellschaften: Wer „Müller“ sucht, sieht, zu welcher er gehört. Das Büro beantwortet die Frage nach dem Standort oder dem Raum. Die Geschäftsanschrift macht aus dem Kontakt einen Navigationspunkt, wenn der Außendienst zur Niederlassung fährt. Alle drei kommen mit, sobald sie in Microsoft 365 gepflegt sind; leere Felder bleiben leer.
Was du vorher wissen solltest
- Fotos sind personenbezogene Daten. Deshalb der Schalter. Was GALYNSKI verarbeitet, steht in der Doku Datenschutz, der Vertrag im AVV.
- Eine Richtung. Gepflegt wird in Microsoft 365. Ändert jemand einen verteilten Kontakt auf dem Telefon, überschreibt der nächste Lauf die Änderung.
- Das Gerät entscheidet. Ob das Foto in der Kontakte-App eines bestimmten Telefons zu sehen ist, hängt vom Gerät ab, nicht von GALYNSKI. Die Tabelle oben zeigt, was ankommt.
- Keine zusätzliche App, kein MDM. Der Ordner erscheint von selbst in Outlook am Rechner und in der Outlook-App. In die Kontakte-App und die Anruferkennung kommen die Kontakte über die Outlook-App: auf Android mit „Kontakte synchronisieren“, auf dem iPhone mit „Kontakte speichern“. Mehr dazu im Beitrag GAL aufs Handy ohne Intune oder MDM.
GALYNSKI kostet 4 € je Benutzer und Monat, im Jahresabo weniger; Fotos und Felder kosten nichts extra. Alle Preise auf der Preisseite, die Quelle auf der Seite GAL-Sync.
Häufige Fragen
Warum sehe ich auf dem iPhone kein Foto, obwohl es in Outlook da ist?
Weil die Outlook-App für iOS die Kontakte ohne Foto in die Kontakte-App exportiert. Laut Microsoft synchronisiert nur Outlook für Android das Profilbild mit der Kontakte-App. In der Outlook-App selbst ist das Foto auch auf dem iPhone zu sehen.
Wie groß sind die Fotos, die GALYNSKI verteilt?
240 × 240 Pixel. Liegt ein Foto in dieser Größe über 36 KB, nimmt GALYNSKI 120 × 120 Pixel. So bleibt jedes Foto unter der Größe, die Microsoft für Kontaktfotos auf Telefonen festlegt.
Was passiert, wenn jemand sein Foto in Microsoft 365 entfernt?
Das Foto bleibt am verteilten Kontakt stehen, bis der Kontakt neu angelegt wird. Ausschalten des Schalters verteilt keine neuen Fotos mehr; vorhandene bleiben ebenfalls am Kontakt.
Bekommen auch Lieferanten und externe Kontakte ein Foto?
Nein. Die Fotos kommen aus dem Microsoft-365-Profil der Kolleginnen und Kollegen, also aus der globalen Adressliste und aus Gruppen. Externe Kontakte aus dem Exchange Admin Center haben kein Foto.
Welche Felder eines Kollegen kommen mit?
Vor- und Nachname, Anzeigename, E-Mail-Adresse, Position, Abteilung, Mobil- und Geschäftstelefon, Firma, Büro und Geschäftsanschrift aus Microsoft 365, dazu das Profilfoto, außer du schaltest es aus.