SharePoint-Liste als Kontaktquelle: Einträge in Outlook und auf dem Handy

Listen in SharePoint und Microsoft Lists sind das Werkzeug, mit dem Teams Ansprechpartner pflegen: Lieferanten, Partner, Notfallnummern, Standortverantwortliche. Mit Spalten, Formularen, Berechtigungen und Versionsverlauf. Nur ins Adressbuch kommen die Einträge nicht. GALYNSKI macht aus einer Liste eine Kontaktquelle: Spalten zuordnen, Empfänger wählen, fertig.

Das Problem: Listen und Outlook reden nicht miteinander

SharePoint hatte dafür einmal „Mit Outlook verbinden“. In der modernen Oberfläche gibt es die Funktion nicht mehr: „The Connect to Outlook feature is only available in the classic SharePoint experience. There is no other way to connect to Outlook in the modern experience.“ (Microsoft Q&A, akzeptierte Antwort vom 24. Oktober 2018; in der Tech Community 2024 erneut bestätigt). Selbst die klassische Verbindung erreichte nur das Desktop-Outlook, nie das Smartphone.

Power Automate kann Listeneinträge als Kontakte anlegen, aber nur im Postfach der Verbindung, die der Flow nutzt. Für 50 oder 500 Mitarbeiter hieße das 50 oder 500 Verbindungen oder eine eigene Anwendung mit Anwendungsberechtigungen, dazu Logik für Änderungen, Löschungen, Duplikate und Fehler. Was dabei im Betrieb bricht, beschreibt der Beitrag Kontakte per PowerShell in alle Postfächer.

So verteilt GALYNSKI eine Liste

1. Einmal bestätigen. Beim Verbinden mit Microsoft 365 bestätigt dein Administrator das Leserecht auf SharePoint. Danach gibt es nichts mehr freizugeben: keine Site-Freigabe, kein PowerShell, keine Anleitung.
2. Liste und Spalten zuordnen. Quelle „SharePoint-Liste“, Site suchen, Liste wählen, Spalten den Kontaktfeldern zuordnen: Vorname, Nachname, Anzeigename, E-Mail, Firma, Position, Abteilung, Mobil, Telefon, Anschrift. GALYNSKI schlägt die Zuordnung anhand der Spaltennamen vor und speichert sie je Liste. Unterstützt sind Text-, Auswahl- und Zahlenspalten.
3. Empfänger wählen. Alle Benutzer oder bestimmte Gruppen. Jede Liste ist eine eigene Quelle, im selben oder in einem eigenen Adressbuch.
4. Nächtlicher Lauf. Jeder Listeneintrag wird zum Kontakt im eigenen GALYNSKI-Ordner in den Postfächern der Empfänger. Geänderte Einträge werden aktualisiert, gelöschte entfernt. Einträge ohne Namen und ohne E-Mail-Adresse werden ausgelassen und im Bericht ausgewiesen.
5. Prüfung vor dem Schreiben. Fehlt eine zugeordnete Spalte oder hat sie den falschen Typ, hält der Lauf an und nennt die Spalte, statt halbe Kontakte zu schreiben.
6. Aufs Gerät. Der Ordner erscheint von selbst in Outlook am Rechner und in der Outlook-App. In die Kontakte-App und die Anruferkennung kommen die Kontakte über die Outlook-App: auf Android mit „Kontakte synchronisieren“, auf dem iPhone mit „Kontakte speichern“. Keine zusätzliche App, kein MDM-Profil. Mehr im Ratgeber Firmenkontakte auf Android.

Wofür Teams das nutzen

• Lieferanten- und Partnerlisten des Einkaufs, gepflegt von mehreren Personen mit Formular und Verlauf.
• Bereitschafts- und Notfalllisten für Facility, IT oder Produktion, die auf jedem Diensthandy liegen müssen.
• Standort- und Filialverzeichnisse mit Ansprechpartnern, die nicht im eigenen Tenant arbeiten.
• Mitglieder- und Gremienlisten in Verbänden und Vereinen, die keine Postfächer im Tenant haben.

Grenzen, offen gesagt

• Nachschlage- und Personenspalten werden nicht übernommen; Text-, Auswahl- und Zahlenspalten schon.
• Bei Listen mit Inhaltsgenehmigung werden nur genehmigte Einträge verteilt.
• Listen mit mehr als 10.000 Einträgen werden nicht übernommen; der Lauf hält mit einem Hinweis an, statt still zu kürzen.
• Die Verteilung läuft in eine Richtung: Änderungen gehören in die Liste, nicht in die Kontakte.

Datenschutz und Betrieb

• Vertragspartner ist die SSIG-IT GmbH in Deutschland; AVV, Unterauftragsverarbeiter und technische Maßnahmen sind öffentlich. Betrieb in der EU.
• Schutz vor Massenlöschung: Wird die Liste plötzlich leer oder viel kleiner, hält GALYNSKI das betroffene Adressbuch an, bevor ein einziger Kontakt geändert wird, und meldet den Grund.
• Jeder Lauf steht mit Zahlen und Hinweisen im Dashboard. Per E-Mail kommt der Bericht, wenn sich etwas geändert hat oder ein Fehler auftrat. Was GALYNSKI verarbeitet, steht in der Doku Datenschutz.

Preis

4,00 € je Benutzer und Monat, im Jahresabo 36 € je Benutzer und Jahr. Ab 51 Benutzern 3,60 € bzw. 33 €, ab 251 Benutzern 3,20 € bzw. 30 €, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Die SharePoint-Quelle kostet nichts extra. Alle Preise auf der Preisseite.

Häufige Fragen

Welche Berechtigung bekommt GALYNSKI in SharePoint?

Leserecht auf SharePoint (Anwendungsberechtigung Sites.Read.All), einmal vom Administrator bestätigt. Gelesen werden ausschließlich die Listen, die du als Quelle auswählst, und nur die zugeordneten Spalten. Geschrieben wird in SharePoint nie.

Muss die Liste eine bestimmte Vorlage haben?

Nein. Jede Liste mit Text-, Auswahl- oder Zahlenspalten eignet sich. Die Zuordnung zu den Kontaktfeldern ist frei; GALYNSKI schlägt sie anhand der Spaltennamen vor.

Was passiert, wenn jemand eine zugeordnete Spalte umbenennt oder löscht?

Der Lauf hält an und nennt die Spalte. Sobald die Zuordnung angepasst ist, läuft es weiter. Halbe Kontakte werden nicht geschrieben.

Kann das Team die Liste von unterwegs pflegen?

Ja, in Microsoft Lists oder in der SharePoint-App. Der nächste Lauf nimmt die Änderung mit. Zurück aus den Kontakten in die Liste schreibt GALYNSKI nicht.

Kann ich mehrere Listen verteilen?

Ja. Jede Liste ist eine eigene Quelle, im selben oder in einem eigenen Adressbuch. Eine Liste kann nur einmal als Quelle stehen, damit die Zuordnung eindeutig bleibt.