CiraSync, sync.blue oder GALYNSKI? Der Vergleich für Microsoft 365

Wer Firmenkontakte aus Microsoft 365 auf die Handys seiner Mitarbeiter bringen will, landet schnell bei drei Namen: CiraSync aus den USA, sync.blue® aus Deutschland und GALYNSKI. Alle drei lösen dasselbe Problem, aber mit verschiedenen Ansätzen, Preismodellen und Datenschutz-Rahmen. Dieser Vergleich ordnet ein, für wen welches Werkzeug passt. Fremdangaben stammen von den Websites der Anbieter und aus Capterra (Stand 10. Oktober 2026, bei sync.blue 27. Oktober 2026). Wo etwas nicht belegbar war, steht es dabei.

Das Problem, das alle drei lösen

Microsoft 365 hat ein zentrales Verzeichnis, die globale Adressliste. Auf dem Smartphone landen aber nur die persönlichen Kontakte des eigenen Postfachs. Kollegen, Kunden und Lieferanten aus dem Verzeichnis erscheinen deshalb bei Anrufen ohne Namen. Warum das so ist und was die Bordmittel können, haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben. Hier geht es um die Werkzeuge, die die Lücke schließen.

Die drei Ansätze in einem Satz

• CiraSync ist ein auf Microsoft Azure betriebener Dienst, der GAL, öffentliche Ordner und Kalender in die Postfächer der Nutzer synchronisiert; Anbieter ist Cira Apps Limited aus den USA.
• sync.blue ist eine Kontaktmanagement-Plattform aus Deutschland, die Kontakte zwischen mehr als 80 Anwendungen abgleicht, darunter Microsoft 365 und Smartphones; sync.blue MOBILE bringt die GAL direkt auf die Smartphones.
• GALYNSKI ist auf eine Aufgabe gebaut: Kontakte aus Microsoft 365 als Adressbücher in die Outlook-Kontaktordner der Mitarbeiter verteilen, ohne zusätzliche App, mit EU-Hosting und deutschem AVV.

Vergleich im Überblick

CiraSync: der etablierte Spezialist aus den USA

CiraSync gibt es seit vielen Jahren, der Anbieter nennt mehr als 3.000 Unternehmen als Kunden. Der Dienst synchronisiert die GAL, öffentliche Ordner, Kalender und auf Wunsch Salesforce-Kontakte in die Postfächer. Administratoren steuern laut Anbieter bis auf Feldebene, wer welche Liste bekommt. Die Enterprise Edition synchronisiert mehrmals täglich; die kostenlose Personal Edition ist eine abgespeckte Variante mit einer Quelle, wöchentlichem Lauf und einer Obergrenze von 1.000 Einträgen.

Für europäische Kunden wichtig: Die Daten liegen in Microsoft Azure, laut FAQ in den USA-Ost-Regionen und in der EU, die Residenz lässt sich im Dashboard festlegen. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es auf Anfrage, der Anbieter nennt sich „GDPR Ready“ und SOC-2-konform. Die Preise stehen nicht auf der Website, sondern bei Capterra und in der Anbieter-FAQ: 1,25 $ je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, Lizenzen in Zehnerpaketen.

Passt, wenn öffentliche Ordner und Kalender mitlaufen sollen, Salesforce im Spiel ist oder ein US-Anbieter mit Azure-Hosting für den Datenschutzbeauftragten in Ordnung geht.

sync.blue: die Plattform für viele Systeme

sync.blue denkt nicht in Postfächern, sondern in Verbindungen. Beide Seiten einer Verbindung werden aus mehr als 80 Anwendungen gewählt, darunter Microsoft 365, Google, CRM-Systeme und Telefonanlagen. Kontakte fließen in eine Richtung, im ENTERPRISE-Tarif auch in beide Richtungen; angebunden wird zusätzlich über CardDAV und LDAP. Für den Weg von der GAL auf die Smartphones gibt es sync.blue MOBILE. Laut Anbieter wird keine Software installiert, die Kontakte landen in den nativen Adressbüchern. Das Intervall ist einstellbar, von stündlich bis monatlich.

Abgerechnet wird nach Nutzern und nach Kontaktvolumen. Der Sync der Microsoft-365-GAL ist ab dem MOBILE-Tarif enthalten (ab 11 Nutzern, 1.000 Kontakte, Preis nach Demo); der Einstiegstarif TEAM kostet 19 € je Monat für bis zu zehn Nutzer mit 250 Kontakten. Jeder Quellkontakt über die enthaltenen hinaus kostet 0,009 €. Gehostet wird laut Anbieter in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, AVV und TOM stehen im Hilfecenter von sync.blue.

Passt, wenn Kontakte außer auf den Smartphones auch in CRM, Telefonanlage oder weiteren Systemen gleich bleiben sollen oder die Handys stündlich aktuell sein müssen.

GALYNSKI: eine Aufgabe, zu Ende gedacht

GALYNSKI tut genau eines: Kontakte aus Microsoft 365 als Adressbücher in die Outlook-Kontaktordner der Mitarbeiter verteilen. Als Quellen stehen die GAL, Microsoft-365-Gruppen, der Kontaktordner eines freigegebenen Postfachs, SharePoint-Listen und die externen Kontakte aus dem Exchange Admin Center zur Wahl; Empfänger sind alle Mitarbeiter, Gruppen oder Verteiler; je Unternehmen gibt es bis zu zehn Adressbücher und bis zu zehn Quellen. Die Einrichtung läuft über den Microsoft-Login und einen Admin Consent, eine zusätzliche App auf dem Handy braucht es nicht.

Der Dienst wird in der EU betrieben, der Auftragsverarbeitungsvertrag, die Liste der Unterauftragsverarbeiter und die technischen und organisatorischen Maßnahmen stehen öffentlich auf der Website. Der Preis ist einfach: 4 € je Benutzer und Monat, bei jährlicher Zahlung bis zu 25 % weniger, größere Organisationen können auf Rechnung zahlen. Endet der Vertrag, entfernt GALYNSKI den angelegten Kontaktordner 14 Tage später wieder aus den Postfächern.

Passt, wenn Microsoft 365 die einzige Plattform ist, jede Abteilung andere Kontakte bekommen soll und Datenschutz mit deutschem Vertragspartner, EU-Hosting und sauberem Rückbau Bedingung ist.

Worauf es bei der Entscheidung ankommt

• Quellen: Reicht die GAL, oder sollen Kundenkontakte aus einem freigegebenen Postfach oder einer SharePoint-Liste mitlaufen?
• Empfänger: Bekommen alle alles, oder soll der Vertrieb andere Kontakte sehen als die Werkstatt?
• Datenschutz: Wo liegen die Daten, gibt es einen AVV ohne Nachfrage, wer sind die Unterauftragsverarbeiter?
• Rückbau: Was passiert mit tausend verteilten Kontakten, wenn der Vertrag endet?
• Preis: Je Nutzer, je Kontakt oder je Paket; und was kostet das erste Jahr wirklich?

Unser Fazit

CiraSync ist die Wahl für Umgebungen mit öffentlichen Ordnern, Kalendern und Salesforce. sync.blue passt, wenn viele Systeme im Spiel sind oder die Handys stündlich aktuell sein sollen. GALYNSKI ist der kürzeste Weg, wenn nur Microsoft 365 im Spiel ist: Der Preis steht ab dem ersten Benutzer auf der Website, und jede Abteilung bekommt ihre eigenen Adressbücher. Wer es ausprobieren will: Ohne Zahlungsdaten registrieren, Plan wählen und mit Karte oder SEPA-Lastschrift bezahlen (abgebucht wird erst nach 14 Tagen), Microsoft 365 verbinden, Adressbuch mit Quelle anlegen, der erste Lauf startet von selbst.