Lösung · Freigegebenes Postfach
Kontakte aus einem freigegebenen Postfach auf alle Smartphones
Viele Firmen pflegen Kunden, Lieferanten und Partner in einem freigegebenen Postfach: ein Kontaktordner, den das ganze Team im Desktop-Outlook sieht und bearbeitet. Auf dem Smartphone bricht dieses Modell. Die Outlook-App zeigt nur die eigenen Kontakte, und die Anruferkennung kennt die Kunden nicht. GALYNSKI nimmt den Ordner als Quelle und schreibt seine Kontakte täglich in die Postfächer aller Mitarbeiter, die ihn brauchen.
Das Problem: freigegebene Kontakte bleiben am Schreibtisch
Ein freigegebenes Postfach lässt sich in Outlook für iOS und Android hinzufügen; Microsoft nennt als Voraussetzung nur Exchange Online auf beiden Seiten. Mail und Kalender funktionieren dann. Der Kontaktordner des freigegebenen Postfachs taucht in der App nicht auf, und auch ein von Kollegen freigegebener Kontaktordner bleibt unsichtbar. Ein Administrator beschreibt es in Microsoft Q&A so: „… they can see their own contacts, but none of the contacts from the shared list … The experience is exactly the same on Android and iOS.“ (23. Januar 2024). Schon 2019, als Outlook Mobile freigegebene Postfächer bekam, hielt Tony Redmond fest, dass der Zugriff auf deren Kontakte nicht vorgesehen ist (office365itpros.com, 7. Juni 2019).
Was man sonst versucht
| Weg | Was er leistet | Wo er endet |
|---|---|---|
| Freigegebenes Postfach in Outlook Mobile hinzufügen | Mail und Kalender des Postfachs auf dem Handy. | Der Kontaktordner wird nicht angezeigt; die Anruferkennung bleibt leer. |
| Kontaktordner an Kollegen freigeben | Sichtbar im Desktop-Outlook. | Nicht in Outlook für iOS und Android. |
| Export als CSV, Import je Person | Einmaliger Stand auf dem Gerät. | Jede Änderung muss neu exportiert werden; alte Einträge bleiben liegen. |
| Jeder pflegt eigene Kundenkontakte | Kein Werkzeug nötig. | Zehn Versionen desselben Kunden, keine davon vollständig. |
| Eigenes Skript | Kopiert den Ordner per Microsoft Graph in alle Postfächer. | Pflege für Änderungen, Löschungen und Fehler; EWS-basierte Skripte blockiert Microsoft seit dem 1. Oktober 2026 schrittweise, spätestens ab April 2027 ganz. |
Liegen die Kontakte heute in einem öffentlichen Ordner, bietet sich das freigegebene Postfach als neuer Ort an. Wie der Umzug geht, steht im Ratgeber Öffentliche Ordner mit Kontakten ablösen.
So verteilt GALYNSKI den Kontaktordner
- Verbinden. Einmaliger Admin-Consent im Tenant. GALYNSKI liest den Kontaktordner des freigegebenen Postfachs über Microsoft Graph mit Anwendungsberechtigungen. Kein Konto und kein Kennwort für das freigegebene Postfach.
- Quelle wählen. Quelle „Ordner im Postfach“, Postfach und bis zu zehn Ordner wählen, etwa „Kunden“ und „Lieferanten“. Empfänger: alle Benutzer oder bestimmte Gruppen.
- Nächtlicher Lauf. Im Postfach jedes Empfängers entsteht ein eigener Ordner mit frei wählbarem Namen. Die Kontakte werden mit Name, Firma, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Anschrift übernommen.
- Aufs Gerät. Der Ordner erscheint von selbst in Outlook am Rechner und in der Outlook-App. In die Kontakte-App und die Anruferkennung kommen die Kontakte über die Outlook-App: auf Android mit „Kontakte synchronisieren“, auf dem iPhone mit „Kontakte speichern“. Keine zusätzliche App, kein MDM-Profil. Mehr im Ratgeber Firmenkontakte auf Android.
- Eine Richtung. Das freigegebene Postfach bleibt die einzige Quelle. Wer dort einen Kunden ändert oder löscht, sieht die Änderung nach dem nächsten Lauf auf allen Geräten. Zurück in die Quelle schreibt GALYNSKI nie.
Typische Einsätze
- Vertrieb und Außendienst mit einem zentralen Kundenadressbuch, das auf jedem Diensthandy liegt.
- Handwerk und Service mit Lieferanten, Subunternehmern und Notdiensten für die Monteure.
- Kanzleien und Praxen mit Mandanten, Zuweisern oder Partnern nur für eine bestimmte Gruppe.
- Kunden als eigenes Adressbuch neben den Kollegen, oder mit ihnen in einem Ordner. Siehe Mehrere Adressbücher.
Datenschutz und Betrieb
- Vertragspartner ist die SSIG-IT GmbH in Deutschland; AVV, Unterauftragsverarbeiter und technische Maßnahmen sind öffentlich. Betrieb in der EU.
- Schutz vor Massenlöschung: Verschwindet plötzlich ein großer Teil der Quelle, hält GALYNSKI das betroffene Adressbuch an, bevor ein einziger Kontakt geändert wird, und meldet den Grund.
- Jeder Lauf steht mit Zahlen und Hinweisen im Dashboard. Per E-Mail kommt der Bericht, wenn sich etwas geändert hat oder ein Fehler auftrat. Welche Daten GALYNSKI verarbeitet, steht in der Doku Datenschutz.
Preis
4,00 € je Benutzer und Monat, im Jahresabo 36 € je Benutzer und Jahr. Ab 51 Benutzern 3,60 € bzw. 33 €, ab 251 Benutzern 3,20 € bzw. 30 €, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Gezählt werden die Benutzer, die Kontakte empfangen. Alle Preise auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Braucht das freigegebene Postfach eine Anmeldung oder eine Lizenz für GALYNSKI?
Nein. GALYNSKI liest den Ordner mit Anwendungsberechtigungen über Microsoft Graph, ohne Kennwort und ohne eigenes Konto. Gezählt werden nur die Empfänger; das freigegebene Postfach selbst braucht keine GALYNSKI-Lizenz.
Können Mitarbeiter die verteilten Kontakte auf dem Handy bearbeiten?
Lokal ja, aber beim nächsten Lauf gleicht GALYNSKI den Ordner wieder mit der Quelle ab. Änderungen gehören ins freigegebene Postfach, dann kommen sie bei allen an.
Wie groß darf der Kontaktordner sein?
Die Grenze liegt bei 10.000 Kontakten je Quelle. Ein größerer Ordner wird im Lauf gemeldet und nicht still gekürzt.
Mehrere Ordner oder mehrere freigegebene Postfächer?
Eine Quelle fasst bis zu zehn Kontaktordner eines Postfachs. Ein zweites freigegebenes Postfach ist eine weitere Quelle, im selben oder in einem eigenen Adressbuch.
Was passiert bei Kündigung?
Die Kontakte werden nicht mehr aktualisiert und bleiben noch 14 Tage. Danach entfernt GALYNSKI den angelegten Ordner automatisch aus den Postfächern; das Datum steht vorher in einer E-Mail. Das freigegebene Postfach bleibt unverändert.