Lösung · Globale Adressliste
Die globale Adressliste aufs Smartphone: GAL-Sync für Microsoft 365
Wer mit Microsoft 365 arbeitet, hat alle Kolleginnen und Kollegen in der globalen Adressliste. Auf dem Smartphone kommt davon nichts an: Ruft ein Kollege an, zeigt das Display nur eine Nummer. GALYNSKI schließt diese Lücke. Es schreibt die globale Adressliste als Kontaktordner in jedes Postfach des Tenants, täglich, ohne zusätzliche App und ohne Geräteverwaltung.
Warum die GAL nicht auf dem Handy landet
Die globale Adressliste (GAL) ist ein Verzeichnis. Exchange Online und Outlook fragen sie bei jeder Suche live ab, speichern sie aber nirgends als Kontakte. Aufs Handy kommt nur, was als Kontakt im Postfach liegt. Ein Verzeichniseintrag, der nie als Kontakt im Postfach lag, kann auf dem Gerät nicht auftauchen.
Was die Bordmittel können und wo sie enden
| Weg | Was er leistet | Wo er endet |
|---|---|---|
| Suche in der Outlook-App | Findet jede Person aus der GAL, während man eine Mail schreibt. | Nur online, nur in Outlook. Anruferkennung, Telefon-App und WhatsApp sehen nichts. |
| „Kontakte speichern“ in Outlook, per Intune steuerbar | Spiegelt die eigenen Outlook-Kontakte in die Kontakte-App des Geräts, damit Anrufe und SMS Namen zeigen. | Spiegelt nur, was als Kontakt im Postfach liegt. Die GAL liegt dort nicht. |
| GAL-Einträge im Desktop-Outlook in die eigenen Kontakte kopieren | Bringt den aktuellen Stand einmalig aufs Gerät. | Jede Person macht es selbst, nichts aktualisiert sich, Ausgeschiedene bleiben im Adressbuch. |
| Eigenes Skript (PowerShell, Microsoft Graph) | Schreibt Kontakte per Anwendungsberechtigung in alle Postfächer. | Braucht Pflege für Änderungen, Löschungen, Duplikate und Drosselung. Skripte auf EWS-Basis blockiert Microsoft seit dem 1. Oktober 2026 schrittweise, spätestens ab April 2027 ganz. |
| Öffentlicher Ordner mit Kontakten | Zentrale Liste im Desktop-Outlook. | „Outlook for Android or Outlook for iOS do not support connecting to public folders.“ |
Mehr zu den Bordmitteln und zum Vergleich der Werkzeuge im Beitrag Firmenkontakte aus Microsoft 365 aufs Handy.
So bringt GALYNSKI die GAL auf jedes Gerät
- Verbinden. Ein Administrator erteilt GALYNSKI einmalig den Admin-Consent im Tenant. Die App arbeitet mit Anwendungsberechtigungen und ohne Kennwörter von Benutzern. Welche Rechte das sind und wofür, steht auf So funktioniert GALYNSKI.
- Adressbuch anlegen. Name „Kollegen“, Quelle „Globale Adressliste“, Empfänger alle Benutzer oder bestimmte Gruppen. Bis zu zehn Adressbücher je Unternehmen, etwa eines je Standort.
- Nächtlicher Lauf. Im Fenster von 02:00 bis 05:00 Uhr Ortszeit legt GALYNSKI im Postfach jedes Empfängers einen eigenen Kontaktordner an (Name frei wählbar) und schreibt die GAL-Einträge als Kontakte hinein. Räume, Ressourcen und Systemkonten werden herausgefiltert, Duplikate nach E-Mail zusammengeführt.
- Aufs Gerät. Der Ordner erscheint von selbst in Outlook am Rechner und in der Outlook-App. In die Kontakte-App und die Anruferkennung kommen die Kontakte über die Outlook-App: auf Android mit „Kontakte synchronisieren“, auf dem iPhone mit „Kontakte speichern“. Keine zusätzliche App, kein MDM-Profil. Mehr im Ratgeber Firmenkontakte auf Android.
- Dranbleiben. Neue Kolleginnen und Kollegen stehen nach dem nächsten Lauf auf allen Geräten. Verlässt jemand die Firma, entfernt der nächste Lauf den Kontakt aus den Adressbüchern auf den Handys.
Nicht die ganze GAL: Abteilungen und Standorte
Oft soll nicht jede Person jeden sehen. Dafür gibt es zwei Stellschrauben. Die Quelle „Gruppenmitglieder“ verteilt nur die Mitglieder einer Entra-ID- oder Microsoft-365-Gruppe, etwa den Außendienst oder die Geschäftsleitung. Mit den Empfängern legst du fest, wer die Kontakte bekommt. Innerhalb eines Adressbuchs bekommt jede Person eine Karte, auch wenn sie über mehrere Quellen kommt. Details in der Doku Quellen und Empfänger.
Datenschutz und Betrieb
- Vertragspartner ist die SSIG-IT GmbH in Deutschland. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist öffentlich (AVV), ebenso die Unterauftragsverarbeiter und die technischen Maßnahmen.
- Betrieb in der EU. Die Kontakte selbst liegen dort, wo sie hingehören: in den Postfächern deines Tenants.
- Was GALYNSKI verarbeitet und wie lange, steht in der Doku Datenschutz.
- Schutz vor Massenlöschung: Verschwindet plötzlich ein großer Teil der Quelle, hält GALYNSKI das betroffene Adressbuch an, bevor ein einziger Kontakt geändert wird, und meldet den Grund.
- Jeder Lauf steht mit Zahlen und Hinweisen im Dashboard. Per E-Mail kommt der Bericht, wenn sich etwas geändert hat oder ein Fehler auftrat.
Preis
4,00 € je Benutzer und Monat, im Jahresabo 36 € je Benutzer und Jahr. Ab 51 Benutzern 3,60 € bzw. 33 €, ab 251 Benutzern 3,20 € bzw. 30 €, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Das Monatsabo ist monatlich kündbar, Rechnungskunden auf Anfrage. Alle Preise auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Müssen die Mitarbeiter etwas auf dem Handy einrichten?
Höchstens einmal. GALYNSKI schreibt die Kontakte in einen Ordner des Postfachs, Outlook zeigt ihn von selbst. Damit die Kontakte auch in der Kontakte-App und der Anruferkennung stehen, schaltet man in der Outlook-App einmal „Kontakte synchronisieren“ (Android) bzw. „Kontakte speichern“ (iPhone) ein; mit Intune lässt sich das zentral vorgeben. Danach kommen auch die Kontakte jedes neuen Adressbuchs von selbst mit.
Zeigt die Anruferkennung dann den Namen des Kollegen?
Ja, sobald die Kontakte des Postfachs in der Kontakte-App des Telefons liegen: in der Outlook-App einmal „Kontakte synchronisieren“ (Android) bzw. „Kontakte speichern“ (iPhone) einschalten. Das lässt sich per Intune zentral vorgeben, ist aber keine Voraussetzung für GALYNSKI.
Was passiert mit den bestehenden Kontakten der Nutzer?
Nichts. GALYNSKI legt einen eigenen Kontaktordner an und schreibt nur dort hinein. Persönliche Kontakte, Verteilerlisten und andere Ordner bleiben unverändert.
Wie schnell erscheinen neue Kolleginnen und Kollegen?
Spätestens nach dem nächsten nächtlichen Lauf. Wer nicht warten will, startet im Dashboard einen manuellen Lauf; zwischen zwei manuellen Läufen liegen mindestens fünf Minuten.
Kann ich nur einen Teil der globalen Adressliste verteilen?
Ja. Als Quelle lassen sich statt der ganzen GAL die Mitglieder einer Gruppe wählen, als Empfänger alle Benutzer oder bestimmte Gruppen. Bis zu zehn Adressbücher je Unternehmen decken Standorte, Abteilungen und Sonderfälle ab.
Kommen Gäste und deaktivierte Konten mit aufs Handy?
Nur wenn du es willst. GALYNSKI verteilt keine Gäste aus anderen Organisationen und keine deaktivierten Konten. Gastkonten lassen sich unter „Ausnahmen“ einbeziehen, deaktivierte Konten nicht. Der Bericht nach dem Lauf nennt, wie viele Konten deshalb nicht verteilt wurden.