Mitglieder einer Gruppe als Kontakte aufs Smartphone: Vertrieb, Außendienst, Bereitschaft gezielt verteilen

Vertrieb, Außendienst, Bereitschaft, Geschäftsleitung: Die Teams stehen als Gruppen in Microsoft 365, gepflegt an einer Stelle. Auf dem Smartphone kommt davon nichts an. GALYNSKI macht aus einer Gruppe eine Kontaktquelle: Die Mitglieder landen als Kontakte bei genau den Kolleginnen und Kollegen, die sie anrufen müssen, täglich aktuell, ohne zusätzliche App und ohne Geräteverwaltung.

Das Problem: Gruppen leben im Verzeichnis, Anrufe auf dem Handy

Eine Microsoft-365-Gruppe, eine Sicherheitsgruppe oder eine Verteilerliste kennt ihre Mitglieder. Outlook zeigt sie, Teams zeigt sie. Als Kontakt im Postfach liegt aber keines der Mitglieder, und aufs Handy kommt nur, was als Kontakt im Postfach liegt. Ruft die Disposition den Außendienst an, zeigt das Display eine Nummer. Dieselbe Lücke wie bei der globalen Adressliste, nur für eine kleinere Gruppe.

Was die Bordmittel können und wo sie enden

Was bei Skripten im Betrieb bricht, beschreibt der Beitrag Kontakte per PowerShell in alle Postfächer.

So verteilt GALYNSKI eine Gruppe

1. Verbinden. Ein Administrator erteilt GALYNSKI einmalig den Admin-Consent im Tenant. Die App arbeitet mit Anwendungsberechtigungen und ohne Kennwörter von Benutzern. Welche Rechte das sind und wofür, steht auf So funktioniert GALYNSKI.
2. Quelle wählen. Quelle „Mitglieder einer Gruppe“, Gruppe suchen, fertig. Unterstützt sind Entra-ID-Sicherheitsgruppen, Microsoft-365-Gruppen und Verteilergruppen mit E-Mail, auch dynamische. Verschachtelte Gruppen werden aufgelöst, doppelte Mitgliedschaften nur einmal gezählt.
3. Empfänger wählen. Alle Benutzer oder bestimmte Gruppen. Innerhalb eines Adressbuchs bekommt jede Person eine Karte, auch wenn sie über mehrere Quellen kommt.
4. Nächtlicher Lauf. Im Fenster von 02:00 bis 05:00 Uhr Ortszeit schreibt GALYNSKI die Mitglieder als Kontakte in den Ordner des Adressbuchs in den Postfächern der Empfänger: Name, E-Mail, Position, Abteilung, Mobil- und Festnetznummer, Firma, Büro, Geschäftsanschrift. Räume, Ressourcen und Mitglieder ohne E-Mail werden ausgelassen.
5. Aufs Gerät. Der Ordner erscheint von selbst in Outlook am Rechner und in der Outlook-App. In die Kontakte-App und die Anruferkennung kommen die Kontakte über die Outlook-App: auf Android mit „Kontakte synchronisieren“, auf dem iPhone mit „Kontakte speichern“. Keine zusätzliche App, kein MDM-Profil. Mehr im Ratgeber Firmenkontakte auf Android.
6. Dranbleiben. Wer in die Gruppe kommt, steht nach dem nächsten Lauf auf den Handys aller Empfänger. Wer sie verlässt, verschwindet aus den Adressbüchern auf den Handys. Die persönlichen Kontakte bleiben unberührt.

Wofür Teams das nutzen

• Der Kundenservice hat alle Vertriebler im Adressbuch, ohne dass der Vertrieb die Service-Liste bekommt.
• Die Disposition erreicht den Außendienst mit Namen auf dem Display, auch von unterwegs.
• Bereitschaft und IT-Notfallteam liegen auf jedem Diensthandy, aktuell nach jedem Schichtwechsel in der Gruppe.
• Erst testen, dann für alle: als Empfänger zuerst eine kleine Gruppe, dann alle Benutzer.

Grenzen, offen gesagt

• Verteilt werden Benutzer des Tenants. Für Partner und Lieferanten gibt es die Quelle Externe Kontakte.
• Bei einer leeren, gelöschten oder plötzlich stark geschrumpften Gruppe hält GALYNSKI das betroffene Adressbuch an, bevor ein einziger Kontakt geändert wird; der Bericht nennt die Quelle.
• Die Verteilung läuft in eine Richtung: Änderungen gehören in Microsoft 365, nicht in die Kontakte.

Datenschutz und Betrieb

• Vertragspartner ist die SSIG-IT GmbH in Deutschland; AVV, Unterauftragsverarbeiter und technische Maßnahmen sind öffentlich. Betrieb in der EU.
• Schutz vor Massenlöschung: Schrumpft die Quelle plötzlich auf einen Bruchteil, hält GALYNSKI das betroffene Adressbuch an, bevor ein einziger Kontakt geändert wird, und meldet den Grund.
• Jeder Lauf steht mit Zahlen und Hinweisen im Dashboard. Per E-Mail kommt der Bericht, wenn sich etwas geändert hat oder ein Fehler auftrat. Was GALYNSKI verarbeitet, steht in der Doku Datenschutz.

Preis

4,00 € je Benutzer und Monat, im Jahresabo 36 € je Benutzer und Jahr. Ab 51 Benutzern 3,60 € bzw. 33 €, ab 251 Benutzern 3,20 € bzw. 30 €, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Gruppen als Quelle oder Empfänger kosten nichts extra. Alle Preise auf der Preisseite.

Häufige Fragen

Welche Gruppen kann ich als Quelle wählen?

Entra-ID-Sicherheitsgruppen, Microsoft-365-Gruppen und Verteilergruppen mit E-Mail-Adresse. Auch dynamische Gruppen: GALYNSKI liest bei jedem Lauf die aktuelle Mitgliederliste.

Was ist mit verschachtelten Gruppen?

Sie werden aufgelöst. Wer über eine Untergruppe Mitglied ist, zählt mit; wer über mehrere Wege Mitglied ist, wird nur einmal verteilt.

Was passiert, wenn jemand neu in die Gruppe kommt oder sie verlässt?

Der nächste nächtliche Lauf nimmt die Änderung mit: Neue Mitglieder stehen danach auf den Handys aller Empfänger, ausgeschiedene werden aus den Adressbüchern auf den Handys entfernt. Wer nicht warten will, startet im Dashboard einen manuellen Lauf.

Was passiert, wenn die Gruppe gelöscht oder geleert wird?

GALYNSKI hält das betroffene Adressbuch an, bevor ein einziger Kontakt geändert wird, und nennt die Quelle. Dasselbe gilt, wenn die Gruppe plötzlich auf einen Bruchteil ihrer Mitglieder schrumpft. Sobald die Gruppe wieder gefüllt ist, läuft es weiter.

Welche Felder landen im Kontakt?

Vor- und Nachname, Anzeigename, E-Mail-Adresse, Position, Abteilung, Mobil- und Festnetznummer, Firma, Büro und Geschäftsanschrift aus Microsoft 365, dazu das Profilfoto, außer du schaltest es aus. Räume, Ressourcen und Mitglieder ohne E-Mail-Adresse werden ausgelassen.